Chi può trattare le segnalazioni di violazioni?
La legge non prescrive quale funzione debba avere chi tratta le segnalazioni. Non c'è un titolo obbligatorio come "responsabile della conformità" o "persona di fiducia" nelle norme. Ciò che è certo è che la persona o il gruppo che tratta le segnalazioni deve essere imparziale e non deve avere conflitti di interessi rispetto alla segnalazione in questione.
Nella pratica, significa che siete voi a scegliere chi tratterà le segnalazioni, purché questa scelta garantisca l'indipendenza. Può trattarsi di un dipendente, come un responsabile delle risorse umane o un addetto alla conformità, oppure di una parte esterna che incaricate. È importante che la persona oggetto della segnalazione non tratti mai quella segnalazione.
Cosa significa concretamente imparzialità
L'imparzialità va oltre il "non avere conflitti con chi segnala". Si tratta di indipendenza strutturale: chi tratta la segnalazione non deve trovarsi in una relazione gerarchica che potrebbe influenzare l'esito. Un direttore che tratta segnalazioni riguardanti il suo stesso team di gestione si trova rapidamente in una posizione difficile, anche se non ha fatto nulla di sbagliato. Per questo motivo molte organizzazioni scelgono un responsabile fisso con un ruolo chiaro e un sostituto nel caso in cui la segnalazione riguardi proprio quel responsabile.
Dovete organizzare questa sostituzione in anticipo, non quando se ne presenta la necessità. Nella procedura di segnalazione stabilite chi è il primo responsabile del trattamento e chi interviene in caso di conflitto di interessi. In questo modo evitate che una segnalazione rimanga ferma perché nessuno si sente competente a occuparsene.
Un responsabile o un team
Nelle organizzazioni più grandi, il trattamento spesso ricade su un piccolo team anziché su una sola persona. Questo ha il vantaggio che la conoscenza e la responsabilità non rimangono in mano a un solo individuo e che c'è sempre qualcuno disponibile in caso di assenza. Uno svantaggio è che più persone hanno accesso a informazioni sensibili, il che richiede accordi chiari sulla riservatezza.
Che scegliate un unico responsabile o un team, in entrambi i casi il numero di persone che possono visualizzare una segnalazione deve rimanere il più piccolo possibile. Chiunque tratti la segnalazione, l'identità di chi segnala rimane protetta all'interno di questo gruppo per tutti coloro che non sono direttamente coinvolti nel trattamento.
Trattamento interno o esterno
Alcune organizzazioni preferiscono affidare il trattamento a una parte esterna, ad esempio perché l'organizzazione è piccola e non dispone di una funzione interna idonea, oppure perché preferiscono mantenere una certa distanza tra chi segnala e la gestione. Questo è consentito, purché la responsabilità finale del seguito rimanga presso il datore di lavoro. Un canale esterno facilita la segnalazione e la comunicazione, ma la valutazione di come gestire la segnalazione è e rimane un compito dell'organizzazione stessa.
Questa scelta — interna, esterna o una combinazione — spesso i dipendenti la formalizzano nella procedura di segnalazione che viene sottoposta al consenso della rappresentanza dei lavoratori. Chi è precisamente competente e come quella persona o quel team è stato scelto, fa quindi parte di ciò che la rappresentanza valuta.
Perché questa questione riguarda anche i dipendenti
I dipendenti che considerano di fare una segnalazione spesso vogliono sapere in anticipo a chi arriverà. L'incertezza al riguardo è uno dei motivi per cui le persone rimandano una segnalazione o non la fanno affatto. Se nelle informazioni ai dipendenti è ben chiaro chi è il responsabile del trattamento e come è garantita l'imparzialità, questo abbassa la soglia per segnalare. Questo rende l'argomento non solo una questione giuridica, ma anche pratica: quanto meglio è spiegato, tanto meglio il canale raggiunge il suo scopo.
Per chi desideri verificare personalmente come questo è precisamente disciplinato dalla legislazione, è consigliabile consultare il testo originale o chiedere a un avvocato quali siano i requisiti esatti per il vostro settore e la vostra organizzazione. Le norme sull'imparzialità sono infatti definite anche da come le autorità di controllo e la giurisprudenza le applicano nella pratica, e questo a volte cambia.
Su signalo.eu potete leggere nella banca dati per argomento come è disciplinato il procedimento, inclusa la fonte nel testo ufficiale. L'ambiente di trattazione della piattaforma supporta il responsabile del procedimento scelto con un ambiente di lavoro chiaro e termini che decorrono automaticamente, ma la scelta di chi ricopra questo ruolo rimane sempre presso il datore di lavoro.
Infine
Se l'obbligo vale per la vostra organizzazione e cosa esattamente deve essere in atto dipende dal numero di dipendenti e talvolta dal settore. Se avete dubbi al riguardo, potete verificare in poche domande dove vi trovate approssimativamente. Se avete una domanda concreta sulla vostra situazione specifica, vi consigliamo di discuterla con un avvocato; noi strutturiamo e monitoriamo il processo, ma non valutiamo le segnalazioni e non forniamo consulenza legale.
Desiderate prima leggere tranquillamente come gli altri aspetti dell'obbligo di segnalazione si articolano, ad esempio come i dipendenti vengono informati sul canale o come esattamente decorrono i termini? Consultate allora le domande frequenti, oppure fate la scansione rapida gratuita per vedere quali passaggi sono rilevanti per la vostra organizzazione.