Min jista jittratat il-rapporti dwar il-ksur?
Il-liġi ma tippreskavixx liema funzjoni għandha jkollha l-persuna responsabbli għat-trattament. M'hemm l-ebda titolu obbligatorju bħal "compliance officer" jew "fiduciary" fir-regoli. Dak li hija stabbilita huwa li l-persuna jew il-grupp li jittratta r-rapporti għandu jkun imparzjali u m'għandux ikollha kundett ta' interessi mal-rapport li jinsabu quddiem.
Fil-prattika, dan ifisser li intom stess għandkom tagħżlu min se jkun responsabbli għat-trattament, sakemm din il-għażla tiċċedi l-indipendenza. Jista' jkun empjat, bħal manager tal-HR jew funzjonaryu tal-compliance, jew parti esterna li ġġannexu għal dak il-għan. Importanti huwa li l-persuna li jkun is-soġġett tar-rapport tiegħu, qatt ma jittratta r-rapport dan innifsu.
X'inhi jfisser l-imparzjalità konkretament
L-imparzjalità tmur aktar lil là minn "ma jkun hemm l-ebda diskord mal-rapportatur". Dan hu dwar l-indipendenza strutturali: il-persuna responsabbli għat-trattament m'għandhiex tkun f'relazzjoni ta' awtorità li tista' taffettwa r-riżultat. Direttur li jittratat rapporti dwar it-tim ta' management tiegħu stess, ħafna drabi jinsabu f'pożizzjoni diffidili, anke jekk hu stess ma għamil xejn ħażin. Għalhekk, ħafna organizzazzjonijiet jagħżlu persuna fissa responsabbli għat-trattament b'rol ċar, u sostitut għall-każ li r-rapport ikun dwar din il-persuna stess.
Din is-sostituzzjoni għandha tiġi rranġata minn qabel, mhux meta jkun meħtieġ. Fil-proċedura għat-trattament tar-rapporti, inti tistabbilixxu min hu l-persuna responsabbli għat-trattament l-ewwel u min se jieħu l-post tiegħu f'każ ta' kundett ta' interessi. Għal din il-mod, inti tipprevjenu li rapport jibqa' mingħajr trattament għaliex ħadd ma jaħseb li huwa kompetenti biex jieħu ħsieb tiegħu.
Persuna waħda responsabbli għat-trattament jew tim
Fil-organizzazzjonijiet akbar, it-trattament ħaffa drabi jkun mal-tim żgħir minflok persuna waħda. Dan għandu l-vantaġġ li l-għarfien u r-responsabbiltà m'huma konċentrali f'individwu wieħed, u li f'każ ta' assenza dejjem ikun hemm ħadd disponibbli. Sveggja huwa li aktar nies ikollhom aċċess għal informazzjoni sensittiva, li din għal darba trid tistipula kunvizzjonijiet ċari dwar il-kunfidenzjalità.
Irrispettivament minn jekk inti tagħżlu persuna waħda responsabbli għat-trattament jew tim, f'ħewwa l-każi l-grupp ta' nies li jistgħu jaraw rapport għandu jibqa' żgħir daqs li jkun possibbli. Dwar min se jittratat ir-rapport, l-identità tar-rapportatur għandha tibqa' protetta ħdejn il-ħadd li mhu direttament involut fit-trattament.
Li jkun it-trattament intern jew estern
Ċerti organizzazzjonijiet jippreferu l-appalto tat-trattament lil parti esterna, per eżempju għaliex l-organizzazzjoni hija żgħira u m'hemm l-ebda funzjoni intern xierqa disponibbli, jew għaliex jippreferu li jkun hemm distanza bejn ir-rapportatur u l-immaniġġjar. Dan huwa permess, sakemm l-awtorità finali għal-segwitu tibqa' mal-empjatur. Kanal ta' rapport esterni jiffacilita r-rapport u l-komunikazzjoni, iżda l-valutazzjoni ta' dak li għandu jseħħ mal-rapport, hija u tibqa' kompitu tal-organizzazzjoni stess.
Din il-għażla — intern, estern, jew kombinazzjoni — ħaffa drabi hija sstabbilita mill-impjati fil-proċedura għat-trattament tar-rapporti li għandha tippreżenta lill-Or għal approva. Min eżattament jkun kompetenti u kif din il-persuna jew it-tim ġew magħżula, din hija parti ta' dak li l-Or jevalwa.
Għaliex dan hu importanti għall-impjat ukoll
Impjati li jikkunsidraw rapport, ħaffa drabi jridu jkunu jafu minn qabel fejn ir-rapport tiegħhom se jispiċċa. L-ambigwità dwar dan huwa wieħed mir-raġunijiet għax nies idrku ir-rapport jew kompletament ma jagħmluх. Jekk fil-informazzjoni lill-impjati jkun ċar min hu responsabbli għat-trattament u kif l-imparzjalità hija protetta, din jibbaxa l-limitu biex jirrapportaw. Dan jagħmel is-suġġett mhux biss kwistjoni legali, iżda prattika wkoll: kemm aħjar jkun deskritt, kemm aħjar il-kanal jilħaq il-għan tiegħu.
Għal min jrid jivverifika bih stess kif eżattament dan huwa inkluż fil-leġislazzjoni, huwa rakkomandat li jikkonsulta t-test oriġinali jew juħdux jurist dwar ir-rekwiżiti eżatti li japplikaw għas-settur u l-organizzazzjoni tiegħek. Ir-regoli dwar l-imparzjalità jintuċċu wkoll minn kif l-awtoritajiet tas-sorveljanza u l-ġudiziatura jittrattawhom fil-prattika, u dan kultant jinbidel.
Fuq signalo.eu tista fil-bank tal-għarfien kull suġġett tirqax kif it-trattament huwa rregolat, inkluż il-post fejn tinsab fit-test ufficjali. L-ambjent ta' trattament tal-platform jipprovdi lilhaddittur magħżul bi ambjent ta' xogħol ċar u limiti ta' ħin awtomatikament mixi, iżda l-għażla ta' min jisħaħ dik ir-rwol tibqa' dejjem mal-impjegatur.
Finalment
Jekk il-obbligu għall-organizzazzjoni tiegħek japplikax, u x'eżattament għandu jkun hemm, jiddependi fuq in-numru ta' ħaddiema u kultant mis-settur. Jekk int dubbjuż dwar dan, tista fi ftit mistoqsijiet tara fejn int bejn wieħed u ieħor. Jekk għandek mistoqsija konkreta dwar is-sitwazzjoni tiegħek stess, nsibt li tiddiskutihha ma' jurist; aħna nistrutturaw u nissorveljaw il-proċess, iżda aħna nfusnett ma' nevalwaw il-notifikazzjonijiet u ma nagħtu pariri legali.
Trid l-ewwel taqra bil-kalma kif partijiet oħra tal-obbligu tan-notifikazzjoni jiffunzjonaw flimkien, per eżempju kif il-ħaddiema jiġu infurmati dwar il-kanal jew kif eżattament il-limiti ta' ħin jikru? Ara wkoll il-mistoqsijiet li jiġu ta' spiss, jew għmel il-verifika mabsuța b'xejn biex tara liema passi huma rilevanti għall-organizzazzjoni tiegħek.