Kdo lahko obravnava prijave o kršitvah?
Zakon ne predpisuje, katero funkcijo mora imeti obravnavnik. V pravilih ni predpisanega naslova, kot je na primer funkcionar za skladnost ali zaupna oseba. Gotovo pa je, da mora biti oseba ali skupina, ki obravnava prijave, nepristranska in da ne sme imeti navzkrižja interesov s prijavo, ki je na mizi.
V praksi to pomeni, da sami izberete obravnavanje, dokler izbira zagotavlja to neodvisnost. To je lahko zaposleni, kot sta vodja kadrovskih virov ali funkcionar za skladnost, ali zunanja tretja oseba, ki jo angažirate za to namenu. Pomembno je, da oseba, o kateri je prijava, nikoli ne obravnava same prijave.
Kaj konkretno pomeni nepristranstvo
Nepristranstvo gre dlje od »nimam spora s prijaviteljem«. Gre za strukturno neodvisnost: obravnavnik ne sme biti v hierarhičnem razmerju, ki bi lahko vplivalo na izid. Direktor, ki obravnava prijave o svojem upravnem timu, se hitro znajde v napeti situaciji, čeprav sam ni nič narobe naredil. Zato se številne organizacije odločijo za stalnega obravnaka z jasno vlogo in nadomestka v primeru, da je prijava prav o tem obravnavniku samem.
To zamenjavo morate urediti vnaprej, ne šele v trenutku, ko je potrebna. V postopku prijave navedete, kdo je prvi obravnavnik in kdo vstopi v primeru navzkrižja interesov. Tako preprečite, da bi prijava ostala ležati, ker se nihče ne čuti pristojnega, da bi jo prevzel.
En obravnavnik ali ekipa
V večjih organizacijah obravnavo pogosto izvaja majhna ekipa namesto ene osebe. To ima prednost, da znanje in odgovornost nista pri enem posamezniku in da je pri odsotnosti vedno nekdo na voljo. Pomanjkljivost je, da več ljudi dostopa do občutljivih informacij, kar zahteva jasne sporazume o zaupnosti.
Ne glede na to, ali se odločite za enega obravnaka ali za ekipo, mora biti krog ljudi, ki lahko vidijo prijavo, čim manjši. Kdor koli obravnava prijavo, identiteta prijavitelja ostane zaščitena za vsakogar, ki ni neposredno vpleten v obravnavo.
Notranji ali zunanji obravnava
Nekatere organizacije raje prenesejo obravnavo na zunanjo tretjo osebo, na primer ker je organizacija majhna in ni ustrezne notranje funkcije, ali ker je bolj primerno ločiti prijavitelja od vodstva. To je dovoljeno, dokler končna odgovornost za sledenje ostane pri delodajalcu. Zunanji kanal za prijave olajša prijavo in komunikacijo, a presoja tega, kaj se zgodi s prijavo, je in ostaja naloga same organizacije.
To izbiro — notranjo, zunanjo ali kombinacijo — zaposleni pogosto navedejo v postopku prijave, ki gre tudi k komisiji delavcev v nastanitvi v odobritev. Kdo je natanko pristojen in kako je bila ta oseba ali ekipa izbrana, je torej tudi del tega, kar komisija ocenjuje.
Zakaj je to tudi stvar zaposlenih
Zaposleni, ki razmišljajo o prijavi, pogosto želijo vnaprej vedeti, k komu bo njihova prijava prispela. Nedoslednost v tem je eden od razlogov, zakaj se ljudje odločijo za pisanje in se sploh ne odločijo za prijavo. Če je v informacijah za zaposlene jasno napisano, kdo je obravnavnik in kako je zagotovljena nepristranstvo, se prag za prijavo zniža. To ne naredi samo a pravno vprašanje, ampak tudi praktično: bolj je to pojasnjeno, boljše je, da kanal dosega svoj namen.
Tistim, ki želijo sami preveriti, kako je to natančno vključeno v zakonodajo, priporočamo, da se posvetujete s prvotnim besedilom ali se obrnete na pravnika glede natančnih zahtev, ki veljajo za vašo branžo in organizacijo. Pravila o nepristranskosti se namreč delno oblikujejo tudi glede na to, kako so nadzorni organi in sodstvo s tem v praksi ravnala, in se to včasih spremeni.
Na signalo.eu lahko v bazi znanja po temah preberete, kako je obravnava urejena, vključno z lokacijo v uradnem besedilu. Obravnavno okolje platforme podpira izbiranega obravnavatelja s preglednim delovnim okoljem in avtomatično vodečimi roki, vendar izbira, kdo to vlogo opravlja, vedno ostaja pri delodajalcu.
Nazadnje
Ali je obveznost za vašo organizacijo obvezna in kaj mora biti natančno zagotovljeno, je odvisno od števila zaposlenih in včasih tudi od branže. Če ste negotovi glede tega, lahko z nekaj vprašanji vidite, kje ste približno postavljeni. Če imate konkretno vprašanje o vaši lastni situaciji, vam priporočamo, da se o tem pogovorite s pravnikom; mi strukturiramo in nadzorujemo proces, vendar sami ne obravnavamo pritožb in ne dajemo pravnih nasvetov.
Ali želite najprej mirno prebrati, kako so druga področja obveznosti za poročanje med seboj povezana, na primer kako so zaposleni obveščeni o kanalu ali kako se roki natančno peljejo? Oglejte si pogosta vprašanja, ali opravite brezplačen hitri pregled, da vidite, kateri koraki so za vašo organizacijo relevantni.