Kes võib teatiseid kuritarvituste kohta käsitleda?
Seadus ei määra ette, milline ametinimetus käsitlejal peab olema. Määrustes ei ole kohustuslikku nimetust, nagu vastavusohvitseri või usaldatud isik. Kindel on aga see, et isik või rühm, kes teatiseid käsitleb, peab olema erapooletu ja ei tohi omada huvide konflikti käsitletava teatisega.
Praktikas tähendab see, et te ise otsustate, kes on käsitleja, kui see valik tagab sellist sõltumatust. See võib olla töötaja, nagu HR-juht või vastavusohvitser, või välispool olevat isikut, kelle selleks kaasate. Oluline on, et isik, kelle kohta teatist esitatakse, ei käsitle kunagi seda teatist ise.
Mida praktikas erapooletus tähendab
Erapooletus läheb kaugemale kui "teatise esitajaga tüli ei ole". See käib strukturaalse sõltumatuse kohta: käsitleja ei tohi olla autoriteedi suhtes, mis võib tulemust mõjutada. Direktor, kes käsitleb teatiseid oma juhtimismeeskonna kohta, on juba kiiresti ebamugavas positsioonis, isegi kui ta ise midagi valesti ei ole teinud. Seetõttu valivad paljud organisatsioonid kindla käsitleja, kellel on selge roll, ja asendaja juhuks, kui teatitis on just selle käsitleja enda kohta.
Te peate selle asendamise eelnevalt korraldama, mitte alles siis, kui see on vajalik. Teatiste menetluskorras määratakse kindlaks, kes on esimene käsitleja ja kes astub sammu huvi konflikti korral. Nii välditakse, et teatitis jääks lauale, sest keegi ei tunne end selleks pädevaks.
Üks käsitleja või meeskond
Suurematest organisatsioonidest käsitleb teatiseid sageli väike meeskond ühe isiku asemel. Sellel on eelis, et teadmine ja vastutus ei ole ühe inimese juures, ja puudumise korral on alati keegi saadaval. Puuduseks on see, et rohkem inimestel on juurdepääs tundlikule teabele, mis nõuab selgeid salastamise kokkuleppeid.
Ükskõik, kas valite ühe käsitleja või meeskonna, mõlemal juhul peab teatiseid näha saavate inimeste ring olema võimalikult väike. Kellegi käsitleja ka ei ole, teatise esitaja isik jääb selles ringis varjatuks kõigile, kes otseselt käsitlusega ei ole seotud.
Sisemiselt või välisel alusel käitlemine
Mõned organisatsioonid eelistavad käitlemist välist osapoolele üle jätta, näiteks sellepärast, et organisatsioon on väike ja sobilikku sisefunktsiooni pole saadaval, või sellepärast, et soovitakse hoida teatise esitaja ja juhtkonna vahel kaugust. See on lubatud, kui lõppvasutus teatise käitlemise eest jääb tööandjale. Väline teabeharu hõlbustab teatist ja suhtlust, kuid otsuse hindamine selle kohta, mis teatisega juhtub, on ja jääb organisatsiooni enda ülesandeks.
Selle valiku — sisemise, välise või kombineeritud — fikseerivad töötajad sageli teatiste menetluskorras, mis läheb ka töötajate nõuvogule heakskiidu saamiseks. Kes täpselt on pädev ja kuidas seda isikut või meeskonda valiti, on siis ka osa sellest, mida töötajate nõukogu hindab.
Miks see puudutab ka töötajat
Töötajad, kes kaaluvad teatise esitamist, tahavad tihti eelnevalt teada, kellele nende teatitis jõuab. Ebaselgus selles osas on üks põhjuseid, miks inimesed teatise esitamist lükkavad edasi või üldse ei tee. Kui töötajatele antavasse teabesse on selgelt kirjutatud, kes käsitleja on ja kuidas erapooletus on tagatud, väheneb teatise esitamise lävi. See muudab teema mitte ainult juriidiliseks küsimuseks, vaid ka praktiliseks: mida paremini seda seletatakse, seda paremini täidab kanal oma eesmärki.
Kes soovib isiklikult kontrollida, kuidas see täpselt seadusandluses on fikseeritud, peaks konsulteerima originaaltekstiga või küsima juristilt, millised täpsed nõuded kehtivad teie sektorile ja organisatsioonile. Erapooletuse reegleid täidavad nimelt osaliselt ka järelevalveasutused ja kohtupraktika, ja see muutub vahel.
Signalo.eu veebisaidil saate teadmusbaasis teema kaupa lugeda, kuidas menetlemine on korraldatud, sealhulgas viitenumbriga ametlikule tekstile. Platvormi menetluskeskkond toetab valitud menetlejat selge töökeskkonna ja automaatselt kaasatavate tähtaegadega, kuid otsus selle rolli täitmise kohta jääb alati tööandjale.
Lõpuks
Kas kohustus kehtib teie organisatsioonile ja mis täpselt peab olema olemas, sõltub töötajate arvust ja vahel sektorist. Kui kahtlete selles, saate mõne küsimuse abil näha, kus te umbes olete. Kui teil on konkreetne küsimus oma olukorra kohta, soovitame seda juristiga arutada; me struktureerime ja valvame protsessi, kuid me ei hinnake ise teateid ja ei anna juriidilist nõustamist.
Kas soovite kõigepealt rahulikult lugeda, kuidas teatamiskohusluse muud osad omavahel seotud on, näiteks kuidas töötajaid kanali üle informeeritakse või kuidas tähtajad täpselt kulgevad? Vaadake siis korduma kippuvaid küsimusi, või tehke tasuta kiirkontroll, et näha, millised sammud teie organisatsiooni jaoks asjakohased on.