Smíte zaměstnance sami informovat o systému oznamování. Neexistuje právní požadavek, aby to prováděla externí strana nebo právník. Co však platí, je, že zaměstnanci musí znát systém: musí vědět, že kanál pro hlášení existuje, jak mohou podat hlášení a co se s jejich hlášením stane. Jak to zorganizujete, je na vás.
Hranice neleží v tom, kdo komunikuje, ale v tom, co se komunikuje. Krátký e-mail s odkazem na stránku pro hlášení často nestačí k prokázání toho, že byli zaměstnanci skutečně informováni. Sám systém, procedura, lhůty a způsob hlášení by měly být snadno dohledatelné a srozumitelné, například v personálním příručce, na intranetu nebo při úvodním setkání pro nové zaměstnance.
Co můžete dělat sami
Mnozí zaměstnavatelé se rozhodnou informovat sami, zároveň s zřízením kanálu u externí strany. To je logické rozdělení: znalost o vlastní organizaci, interních komunikačních kanálech a tónu, který se hodí firmě, obvykle už má personální oddělení nebo vedení. Znáte své zaměstnance a víte, jaká forma uspěje – intranetová zpráva, týmové jednání nebo pevná součást onboardingu.
Kde se často chybuje, je při opakování. Jednorázová informace při zavedení systému je dobrý začátek, ale noví zaměstnanci musí obdržet stejné informace také oni a stávající skupina by měla být ročně připomena. Systém oznamování, na který si nikdo nepamatuje, v praxi nefunguje, i když jednou bylo vše pečlivě na intranetu.
Kde má outsourcing opravdu smysl
Co si nemusíte sami promýšlet, je obsah samotné informace: jaké lhůty platí podle zákona, co musí být přesně v proceduře a které části jsou povinné pro podnikový raát. To je místo, kde hostovaná platforma ušetří práci: procedura, lhůty a informační balíček pro zaměstnance se poskytují hotové, takže vám zbývá pouze zajistit, aby se zpráva dostala na pracovní místa.
Tento rozdíl – obsah, který je správný, versus komunikace, která zaujme – je také důvod, proč nemusí být "dělat sám" a "outsourcing" v rozporu. Většina zaměstnavatelů dělá obojí: kanál a text systému pocházejí z platformy, interní komunikace od nich samých. Na vědomostní bázi s vysvětlením tématu najdete, co by fakticky mělo být v informacích pro zaměstnance.
Co musí zaměstnanci minimálně vědět
Zaměstnanci musí vědět, že mohou hlásit písemně i ústně, že anonimní hlášení je možné, pokud si to zaměstnavatel zvolil, a že se mohou vrátit s případovým kódem sledovat průběh. Měly by být zmíněny také lhůty: potvrzení přijetí v určité lhůtě a zpětná vazba o posouzení v následující zákonné lhůtě. Nemusí to být právní text, jasné a stručné vysvětlení v běžném jazyce postačuje.
Zda je vaše informační politika v současnosti úplná, lze obvykle ověřit během několika minut. Pomocí bezplatné kontroly, zda se vás povinnost týká a co musí být na místě rychle zjistíte, zda něco chybí, bez potřeby účtu.
Zaznamenání toho, co jste udělali
Bez ohledu na to, kdo komunikuje, je rozumné zaznamenat, kdy a jak byli zaměstnanci informováni: datum zprávy, program porady zaměstnanců nebo okamžik, kdy byly informace poskytnuty novým zaměstnancům. To není samo o sobě právní povinností, ale osvětluje, zda je postup živý v rámci organizace, což je něco, na co se mohou ptát jak podnikatelský svaz, tak i dohledový orgán.
Chcete vědět, jak signalo.eu poskytuje postup, lhůty a balíček informací, a co z toho je zdarma a co je součástí předplatného? Podívejte se pak jak je platforma strukturována nebo jděte přímo na přehled předplatných.
Nejste si jisti, zda je váš současný způsob informování dostatečný, nebo si jednoduše chcete přehledně seznámit s tím, co musí být ve vaší organizaci zajištěno? Proveďte bezplatný rychlý průzkum nebo si přečtěte další témata v databázi znalostí, aniž byste se museli přihlašovat.