Puede informar a los empleados sobre la regulación de denuncias. No existe un requisito legal de que esto lo haga una tercera parte o un abogado. Lo que sí está establecido es que los empleados deben conocer la regulación: deben saber que existe un canal de denuncia, cómo pueden utilizarlo y qué ocurre con su denuncia después. La organización de esto puede decidirla usted mismo.
El límite no está en quién comunica, sino en qué se comunica. Un breve correo electrónico con un enlace a una página de denuncia a menudo no es suficiente para demostrar que los empleados están realmente informados. La regulación misma, el procedimiento, los plazos y la forma de denunciar deben ser fáciles de encontrar y comprender, por ejemplo en el manual de personal, en la intranet o durante una sesión de orientación para nuevos empleados.
Lo que puede hacer usted mismo
Muchos empleadores eligen informar ellos mismos, además de establecer el canal con una tercera parte externa. Esta es una división lógica: el conocimiento sobre la propia organización, los canales de comunicación interna y el tono que se ajusta a la empresa, generalmente ya están en el departamento de recursos humanos o la dirección. Usted conoce a sus empleados y sabe qué formato funciona: un mensaje en la intranet, una reunión de equipo o una parte fija de la incorporación.
Donde frecuentemente las cosas van mal es con la repetición. Informar una sola vez cuando se implementa la regulación es un buen comienzo, pero los nuevos empleados también deben recibir la misma información, y el grupo existente se beneficiará de un recordatorio anual. Una regulación de denuncia que nadie recuerda no funciona en la práctica, aunque una vez estuviese correctamente publicada en la intranet.
Dónde la externalización marca la diferencia
Lo que no necesita pensar usted mismo es el contenido de la información: qué plazos se aplican legalmente, qué debe incluir exactamente el procedimiento y qué elementos son obligatorios para el consejo de empresa. Aquí es donde una plataforma alojada simplifica el trabajo: el procedimiento, los plazos y el kit de información para empleados se proporcionan listos para usar, de modo que solo tiene que asegurar que el mensaje llegue a la gente en la operación.
Esta distinción, el contenido que es correcto versus la comunicación que funciona, también es la razón por la que "hacerlo uno mismo" y "externalizar" no tienen por qué ser una contradicción. La mayoría de los empleadores hacen ambas cosas: el canal y el texto de la regulación provienen de una plataforma, la comunicación interna viene de ellos mismos. En la base de conocimientos con explicación por tema encontrará qué debe incluirse de hecho en la información para los empleados.
Lo que los empleados deben saber como mínimo
Los empleados deben saber que pueden denunciar tanto por escrito como verbalmente, que la denuncia anónima es posible si el empleador así lo ha establecido, y que pueden volver con un código de caso para seguir el progreso. También deben mencionarse los plazos: una confirmación de recepción dentro de un período establecido y una respuesta sobre la evaluación dentro del plazo legal posterior. No tiene que ser un texto jurídico; una explicación clara y breve en lenguaje ordinario es suficiente.
Si su provisión de información es actualmente completa se puede verificar generalmente en unos pocos minutos. Con la verificación gratuita de si la obligación le aplica y qué debe incluir verá rápidamente si faltan elementos, sin necesidad de una cuenta.
Documentar lo que ha hecho
Independientemente de quién lo comunique, es aconsejable documentar cuándo y cómo se ha informado a los empleados: la fecha de un mensaje, el orden del día de una reunión del personal, o el momento en que se proporcionó la información a los nuevos empleados. Esto no es una obligación legal en sí misma, pero sí permite ver si la regulación funciona dentro de la organización, algo que tanto el consejo de empresa como una autoridad de supervisión pueden preguntar.
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