Potete informare i dipendenti da soli sulla procedura di segnalazione. Non c'è un obbligo legale che ciò avvenga tramite una parte esterna o un legale. Quello che è certo è che i dipendenti devono conoscere la procedura: devono sapere che esiste un canale di segnalazione, come possono farvi una segnalazione e cosa succede dopo. Come lo organizzate è una vostra scelta.
Il confine non sta in chi comunica, ma in quello che viene comunicato. Una breve email con un link a una pagina di segnalazione spesso non è sufficiente per dimostrare che i dipendenti sono effettivamente stati informati. La procedura stessa, il processo, i termini e il modo di fare una segnalazione devono essere facili da trovare e comprensibili, ad esempio nel manuale del personale, sulla intranet o durante un incontro di orientamento per i nuovi dipendenti.
Quello che potete fare voi
Molti datori di lavoro scelgono di informare da soli, oltre a istituire il canale tramite una parte esterna. È una divisione logica: la conoscenza della propria organizzazione, dei canali di comunicazione interna e del tono appropriato all'azienda, di solito risiedono già nel dipartimento HR o nella direzione. Conoscete i vostri dipendenti e sapete quale forma funziona, un messaggio sulla intranet, una riunione di team o una parte fissa dell'onboarding.
Dove spesso le cose vanno male è nella continuità. Informare una sola volta al momento dell'introduzione della procedura è un buon inizio, ma i nuovi dipendenti devono ricevere le stesse informazioni, e il gruppo esistente ha bisogno di un promemoria annuale. Una procedura di segnalazione che nessuno ricorda più, in pratica non funziona, anche se una volta era ordinatamente sulla intranet.
Dove l'outsourcing fa davvero la differenza
Quello che non dovete pensare voi stessi è il contenuto delle informazioni: quali termini sono stabiliti per legge, cosa deve esattamente contenere la procedura e quali elementi sono obbligatori per il consiglio aziendale. È qui che una piattaforma ospitata fa il lavoro: la procedura, i termini e il kit informativo per i dipendenti vengono forniti pronti all'uso, quindi dovete solo assicurarvi che il messaggio raggiunga i dipendenti in azienda.
Questa distinzione, il contenuto corretto rispetto alla comunicazione efficace, è anche il motivo per cui "fare da soli" e "outsourcing" non devono essere un'alternativa. La maggior parte dei datori di lavoro fa entrambe le cose: il canale e il testo della procedura provengono da una piattaforma, la comunicazione interna proviene da loro. Su la base di conoscenze con spiegazioni per argomento trovate quello che deve contenere effettivamente l'informazione ai dipendenti.
Quello che i dipendenti devono sapere come minimo
I dipendenti devono sapere che possono fare una segnalazione sia per iscritto che verbalmente, che la segnalazione anonima è possibile se il datore di lavoro l'ha prevista, e che possono tornare con un codice caso per seguire lo stato di avanzamento. Anche i termini devono essere menzionati: una conferma di ricezione entro un periodo stabilito e una comunicazione della valutazione entro il termine legale successivo. Non deve essere un testo legale, un'illustrazione chiara e breve in linguaggio semplice è sufficiente.
Se la vostra informazione al momento è completa, di solito si può verificare in pochi minuti. Con la verifica gratuita se l'obbligo vale per voi e cosa deve esserci potete rapidamente vedere se mancano elementi, senza che abbiate bisogno di un account.
Documentare quello che avete fatto
Indipendentemente da chi comunica, è opportuno documentare quando e come i dipendenti sono stati informati: la data di un messaggio, l'ordine del giorno di una riunione del personale, o il momento in cui le informazioni sono state fornite ai nuovi dipendenti. Questo non è un obbligo legale in sé, ma rende chiaro se il regolamento è effettivamente operativo all'interno dell'organizzazione, qualcosa che sia il consiglio aziendale che un'autorità di vigilanza potrebbero chiedere.
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