Sie dürfen Ihre Mitarbeiter selbst über das Meldeverfahren informieren. Es gibt keine gesetzliche Anforderung, dass dies durch einen externen Anbieter oder einen Juristen erfolgt. Was jedoch feststeht, ist, dass Ihre Mitarbeiter das Verfahren kennen müssen: Sie müssen wissen, dass ein Meldekanal existiert, wie sie einen Bericht einreichen können und was dann mit ihrem Bericht geschieht. Wie Sie dies organisieren, können Sie selbst entscheiden.
Die Grenze liegt nicht darin, wer die Mitteilung macht, sondern darin, was mitgeteilt wird. Eine kurze E-Mail mit einem Link zu einer Meldeplattform ist oft nicht ausreichend, um nachzuweisen, dass Ihre Mitarbeiter tatsächlich informiert wurden. Das Verfahren selbst, die Schritte, die Fristen und die Art des Einreichens sollten auffindbar und verständlich sein, beispielsweise im Personalhandbuch, im Intranet oder während einer Einführungsveranstaltung für neue Mitarbeiter.
Was Sie selbst tun können
Viele Arbeitgeber entscheiden sich dafür, die Informationen selbst bereitzustellen, zusätzlich zur Einrichtung des Kanals bei einem externen Anbieter. Das ist eine logische Aufteilung: Das Wissen über die eigene Organisation, die internen Kommunikationskanäle und der Ton, der zum Unternehmen passt, liegen in der Regel bereits in der Personalabteilung oder der Geschäftsleitung. Sie kennen Ihre Mitarbeiter und wissen, welche Form ankommt – eine Intranet-Nachricht, ein Teammeeting oder ein fester Bestandteil der Einarbeitung.
Wo es oft schiefgeht, ist bei der Wiederholung. Eine einmalige Information bei der Einführung des Verfahrens ist ein guter Anfang, aber neue Mitarbeiter müssen die gleichen Informationen auch erhalten, und die bestehende Belegschaft profitiert von einer jährlichen Erinnerung. Ein Meldeverfahren, das niemand mehr im Kopf hat, funktioniert in der Praxis nicht, auch wenn es einmal ordnungsgemäß im Intranet stand.
Wo Auslagerung einen Unterschied macht
Was Sie nicht selbst durchdenken müssen, ist der Inhalt der Information selbst: Welche Fristen gesetzlich gelten, was genau in das Verfahren gehört und welche Bestandteile für den Betriebsrat verpflichtend sind. Das ist der Bereich, in dem eine gehostete Plattform die Arbeit abnimmt: Das Verfahren, die Fristen und das Informationsmaterial für Mitarbeiter werden schlüsselfertig bereitgestellt, so dass Sie sich nur noch darum kümmern müssen, dass die Botschaft die Mitarbeiter erreicht.
Diese Unterscheidung – korrekter Inhalt versus wirksame Kommunikation – ist auch der Grund, warum "Selbermachen" und "Auslagern" kein Gegensatz sein müssen. Die meisten Arbeitgeber tun beides: Der Kanal und der Text des Verfahrens stammen von einer Plattform, die interne Kommunikation von ihnen selbst. Auf der Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Thema finden Sie heraus, was tatsächlich in den Informationen für die Mitarbeiter enthalten sein muss.
Was Mitarbeiter mindestens wissen müssen
Mitarbeiter müssen wissen, dass sie schriftlich und mündlich berichten können, dass anonyme Berichte möglich sind, wenn der Arbeitgeber dies so vorgesehen hat, und dass sie mit einem Fall-Code zurückkommen können, um den Fortschritt zu verfolgen. Auch die Fristen sollten genannt werden: eine Bestätigung des Erhalts innerhalb einer festgelegten Frist und eine Rückmeldung zur Bewertung innerhalb der anschließenden gesetzlichen Frist. Dies muss kein juristischer Text sein; eine klare, kurze Erklärung in verständlicher Sprache ist ausreichend.
Ob Ihre Informationsbereitstellung derzeit vollständig ist, lässt sich normalerweise in wenigen Minuten überprüfen. Mit der kostenlosen Überprüfung, ob die Verpflichtung für Sie gilt und was dann vorhanden sein muss, sehen Sie schnell, ob Bestandteile fehlen, ohne dass Sie dafür ein Konto benötigen.
Dokumentation dessen, was Sie getan haben
Unabhängig davon, wer kommuniziert, ist es ratsam, festzuhalten, wann und wie Mitarbeiter informiert wurden: das Datum einer Mitteilung, die Tagesordnung einer Personalversammlung oder der Zeitpunkt, zu dem neue Mitarbeiter die Information erhalten haben. Dies ist zwar keine gesetzliche Verpflichtung an sich, macht aber deutlich, ob die Regelung innerhalb der Organisation gelebt wird – etwas, das sowohl der Betriebsrat als auch eine Aufsichtsbehörde hinterfragen kann.
Möchten Sie erfahren, wie signalo.eu das Verfahren, die Fristen und das Informationspaket bereitstellt, und was davon kostenlos ist und was im Abonnement enthalten ist? Schauen Sie sich dann an wie die Plattform aufgebaut ist oder gehen Sie direkt zu eine Übersicht der Abonnements.
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