Saat tiedottaa työntekijöille itse ilmoitussäännöstöstä. Laissa ei ole vaatimusta, että ulkopuolinen osapuoli tai asianajaja hoitaisi tätä. Se on kuitenkin varmaa, että työntekijöiden on tunnetettava säännöstö: heidän on tiedettävä, että ilmoituskanava on olemassa, miten he voivat siellä tehdä ilmoituksen ja mitä heidän ilmoitukselleen tapahtuu sen jälkeen. Voit itse päättää, miten järjestät tämän.
Raja ei ole siinä, kuka tiedottaa, vaan siinä, mitä tiedotetaan. Lyhyt sähköposti, jossa on linkki ilmoitussivulle, ei usein riitä osoittamaan, että työntekijöitä on todellisuudessa tiedotettu. Säännöstön itsensä, menettelyn, määräajat ja ilmoitustavan on oltava helposti saatavilla ja ymmärrettävissä, esimerkiksi henkilöstökäsikirjassa, intranetissa tai uusille työntekijöille järjestettävässä perehdytyskokouksessa.
Mitä voit itse tehdä
Monet työnantajat päättävät hoitaa tiedottamisen itse kanavan perustamisen ohessa ulkopuoliselle osapuolelle. Tämä on looginen työnjako: tieto omasta organisaatiosta, sisäisistä viestintäkanavista ja yritykselle sopivasta äänensävystä on yleensä jo henkilöstö- tai johtoryhmällä. Tunnet työntekijöitä ja tiedät, mikä muoto toimii, intranetsanoma, tiimikokous tai kiinteä osa perehdytystä.
Missä usein menee pieleen, on toistuvuudessa. Kertaluonteinen tiedottaminen säännöstön käyttöönoton yhteydessä on hyvä alku, mutta uusille työntekijöille on annettava sama tieto, ja nykyinen ryhmä hyötyy vuosittaisesta muistutuksesta. Ilmoitussäännöstö, jota kukaan ei enää muista, ei toimi käytännössä, vaikka se olikin kerran kunnolla intranetissa.
Milloin ulkoistaminen todella auttaa
Mitä sinun ei tarvitse itse miettiä, on tiedottamismateriaalin sisältö: mitkä määräajat ovat lain mukaisia, mitä menettelyn on tarkalleen sisällettävä ja mitkä osat ovat pakollisia yhteistoimintaelimelle. Siinä on se etu, joka isännöidyllä alustalla on: menettely, määräajat ja henkilöstölle tarkoitettu tiedotuspaketti toimitetaan valmiina, joten sinun tarvitsee vain varmistaa, että viesti tavoittaa työntekijät.
Tämä ero – sisällön oikeellisuus verrattuna viestintään, joka herättää vastakaikua – on myös syy siihen, että "omin voimin tekeminen" ja "ulkoistaminen" eivät ole välttämättä vastakkaisia. Useimmat työnantajat tekevät molempia: kanava ja säännösten teksti tulevat alustalta, sisäinen viestintä tulee heiltä itseltään. Osoitteessa tietopankista, jossa on selitys aiheittain löydät tiedot siitä, mitä työntekijöille tosiasiallisesti kuuluu tiedottaa.
Mitkä tiedot työntekijöiden tulee vähintään tietää
Työntekijöiden tulee tietää, että he voivat ilmoittaa sekä kirjallisesti että suullisesti, että anonyymi ilmoittaminen on mahdollista, jos työnantaja on sen järjestänyt, ja että he voivat casekoodin avulla palata seuratakseen edistymistä. Myös määräajat tulee mainita: ilmoituksen vastaanottamisen vahvistus määrätyn ajan kuluessa ja raportointi arvioinnista sillä jälkeisen laillisen määräajan kuluessa. Tämän ei tarvitse olla juridista tekstiä, selkeä ja lyhyt selitys tavallisella kielellä riittää.
Onko tietosisältösi tällä hetkellä täydellinen, voidaan yleensä tarkistaa muutamassa minuutissa. Käyttämällä ilmaista tarkistusta siitä, koskeeko velvollisuus sinua ja mitä sitten tulee olla näet nopeasti, puuttuuko mitään osia, ilman että tarvitset siihen tiliä.
Dokumentoiminen siitä, mitä olet tehnyt
Riippumatta siitä, kuka tiedottaa, on järkevää dokumentoida, milloin ja miten työntekijöille on tiedotettu: viestin päivämäärä, henkilöstökokouksen asialistalla mainitseminen tai aika, jolloin tieto on annettu uusille työntekijöille. Tämä ei ole sinänsä lakisääteinen vaatimus, mutta se selventää, elävätkö säännökset organisaation sisällä — jotain, jota sekä henkilöstöneuvosto että valvontaviranomainen voivat kysyä.
Haluatko tietää, miten signalo.eu toimittaa menettelyt, aikarajat ja tietopaketit, ja mikä niistä on ilmaista ja mikä kuuluu tilaukseen? Katso miten alusta on rakennettu tai siirry suoraan yleiskatsaus tilauksiin.
Epäiletäänkö te, onko nykyinen tiedottamisen tapa riittävä, vai haluatteko vain nähdä, mikä organisaationnenne on järjestettävä? Suorittakaa ilmainen pika-arviointi tai lue muita aiheita tietovarastosta, ilman että tarvitsee rekisteröityä.