Môžete zamestnancov informovať sami o postupe oznamovania. Neexistuje zákonný požiadavok, aby to vykonala externá strana alebo právnik. Čo je však určité, je to, že zamestnanci musia postup poznať: musia vedieť, že existuje kanál oznamovania, ako ho môžu použiť a čo sa stane s ich oznamením. Ako to organizujete, je na vás.
Hranica nezávisí od toho, kto komunikuje, ale od toho, čo sa komunikuje. Krátky e-mail s odkazom na stránku oznamovania často nestačí na to, aby sa preukázalo, že boli zamestnanci naozaj informovaní. Samotný postup, procedúra, lehoty a spôsob oznamovania by mali byť ľahko dostupné a zrozumiteľné, napríklad v pracovnom manuáli, na intranete alebo počas stretnutia so vstupnými informáciami pre nových zamestnancov.
Čo môžete urobiť sami
Mnohí zamestnávatelia sa rozhodujú informovať sami, spolu s nastavením kanála u externej strany. Toto je logické rozdelenie: znalosti o vlastnej organizácii, interných komunikačných kanáloch a tóne, ktorý zodpovedá podniku, zvyčajne máte už v personálnom oddelení alebo vedení. Poznáte svojich zamestnancov a viete, aký spôsob funguje – správa na intranete, stretnutie tímu alebo pevná súčasť náboru.
Kde sa často stáva chyba, je pri opakovaní. Jednorázové informovanie pri zavedení postupu je dobrý začiatok, ale noví zamestnanci musia dostať rovnaké informácie, a stávajúca skupina bude mať úžitok z ročnej pripomienky. Postup oznamovania, ktorý si nikto viac nepamätá, v praxi nefunguje, aj keď bol kedysi poriadne umiestnený na intranete.
Kde má zmysel outsourcing
Čo nemusíte sami vymýšľať, je samotný obsah informácií: ktoré lehoty sú zákonné, čo musí presne obsahovať procedúra a ktoré časti sú povinné pre podnikateľskú radu. To je právne to, kde hostovaná platforma zjednodušuje prácu: postup, lehoty a balík informácií pre zamestnancov sú dodané hotové, takže musíte len zabezpečiť, aby sa správa dostala k ľuďom na pracovisku.
Tento rozdiel, obsah, ktorý je správny, oproti komunikácii, ktorá sedá, je tiež dôvodom, prečo "robiť to sám" a "prenechať na iných" nemusia byť v rozpore. Väčšina zamestnávateľov robí oboje: kanál a text predpisu pochádzajú z platformy, interná komunikácia pochádza od nich. Na znalostnej základni s vysvetlením na jednotlivé témy nájdete, čo by malo v skutočnosti obsahovať informácie pre zamestnancov.
Čo musia zamestnanci vedieť minimálne
Zamestnanci musia vedieť, že môžu podať oznámenie písomne aj ústne, že anonymné podanie je možné, ak to zamestnávateľ takto zorganizoval, a že sa môžu vrátia s kódom prípadu, aby sledovali priebeh. Malo by sa spomenúť aj lehoty: potvrdzovacia správa o prijatí v stanovenom čase a spätná väzba o posúdení v zákonnej lehote po tom. Nemusí to byť právny text, postačí jasné a stručné vysvetlenie v bežnej reči.
Či je vaša informácia v súčasnosti úplná, sa väčšinou dá skontrolovať za pár minút. S bezplatnou kontrolou, či sa naň vzťahuje povinnosť a čo potom musí byť na mieste rýchlo zistíte, či vám chýbajú nejaké súčasti, bez toho, aby ste na to potrebovali konto.
Zaznamenanie toho, čo ste urobili
Bez ohľadu na to, kto komunikuje, je rozumné zaznamenať si, kedy a ako boli informovaní zamestnanci: dátum správy, program porady zamestnancov alebo moment, kedy boli informácie poskytnuté novým zamestnancom. Nie je to zákonná povinnosť sama osebe, ale poskytuje to prehľad o tom, či je opatrenie živé v rámci organizácie, čo môže skúmať ako podnik alebo dozorný orgán.
Chcete vedieť, ako signalo.eu dodáva postupy, lehoty a informačný balík, čo z toho je bezplatné a čo patrí do predplatného? Pozrite si ako je platforma vytvorená alebo prejdite priamo na prehľad predplatných.
Ste si nie istí, či je váš súčasný spôsob informovania dostatočný, alebo chcete vidieť, čo musí byť vo vašej organizácii usporiadané? Vykonajte bezplatnú rýchlu diagnostiku alebo si prečítajte ďalšie témy v base vedomostí bez potreby registrácie.