Możesz poinformować pracowników o procedurze zgłaszania. Nie ma wymogu ustawowego, aby robił to zewnętrzna strona lub prawnik. Co jednak jest pewne, to że pracownicy muszą znać procedurę: muszą wiedzieć, że istnieje kanał zgłaszania, jak mogą dokonać zgłoszenia i co będzie się działo z ich zgłoszeniem. Sposób organizacji tego procesu możesz określić samodzielnie.
Granica nie przebiega po tym, kto komunikuje, ale po tym, co się komunikuje. Krótki e-mail z linkiem do strony zgłaszania często nie wystarczy, aby wykazać, że pracownicy zostali rzeczywiście poinformowani. Sama procedura, tryb postępowania, terminy i sposób zgłaszania powinny być łatwe do znalezienia i zrozumienia, na przykład w regulaminie pracownika, na intranecie lub podczas spotkania wprowadzającego dla nowych pracowników.
Co możesz zrobić samodzielnie
Wielu pracodawców decyduje się na samodzielne poinformowanie pracowników, jednocześnie powierzając obsługę kanału zewnętrznej stronie. To logiczny podział pracy: wiedzę o własnej organizacji, wewnętrznych kanałach komunikacji i tonie odpowiadającym firmie, zwykle już posiada dział HR lub kierownictwo. Znasz swoich pracowników i wiesz, jaka forma będzie skuteczna: wiadomość na intranecie, spotkanie zespołu czy stały element procesu adaptacji.
Gdzie często się robi błędy, to w powtarzaniu. Jednorazowe poinformowanie pracowników przy wprowadzaniu procedury to dobry początek, ale nowi pracownicy powinni otrzymać takie same informacje, a istniejąca grupa pracowników będzie mieć korzyść z corocznego przypomnienia. Procedura zgłaszania, którą nikt sobie już nie pamięta, w praktyce nie funkcjonuje, nawet jeśli niegdyś było to starannie umieszczone na intranecie.
Gdzie outsourcing rzeczywiście się opłaca
Tego, co musisz samodzielnie opracować, to treść samej informacji: jakie terminy obowiązują ustawowo, co dokładnie musi znaleźć się w procedurze i które elementy są obowiązkowe dla rady pracowników. To właśnie miejsce, w którym hosting platformy zabiera pracę: procedura, terminy i zestaw informacyjny dla pracowników są dostarczane gotowe, musisz więc jedynie zadbać o to, aby wiadomość dotarła do pracowników na terenie zakładu.
To rozróżnienie – treść, która jest prawidłowa, w stosunku do komunikacji, która trafia do odbiorców – jest również powodem, dla którego "robić samodzielnie" i "outsourcing" niekoniecznie muszą być sprzeczne. Większość pracodawców robi jedno i drugie: kanał i tekst procedury pochodzą z platformy, komunikacja wewnętrzna pochodzi od nich samych. Na bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu znajdziesz informacje na temat tego, co faktycznie powinno się znaleźć w informacjach dla pracowników.
Co pracownicy muszą wiedzieć w minimum
Pracownicy muszą wiedzieć, że mogą zgłaszać zarówno pisemnie, jak i ustnie, że anonimowe zgłaszanie jest możliwe, jeśli pracodawca tak to przewidział, oraz że mogą wrócić z kodem sprawy, aby śledzić postęp. Terminy również powinny być wymienione: potwierdzenie otrzymania w określonym terminie oraz informacja o ocenie w obowiązkowym terminie ustawowym. Nie musi to być tekst prawniczy, wystarczy jasne, krótkie wyjaśnienie w zwykłym języku.
Możesz zwykle sprawdzić w kilka minut, czy Twoje przekazywanie informacji jest w tej chwili pełne. Dzięki bezpłatnej kontroli obowiązku i tego, co musi być na miejscu szybko zobaczysz, czy brakuje jakichś elementów, bez konieczności posiadania konta.
Udokumentuj to, co zrobiłeś
Niezależnie od tego, kto to komunikuje, warto udokumentować, kiedy i w jaki sposób pracownicy zostali poinformowani: datę wiadomości, porządek obrad spotkania pracowniczego lub moment, w którym informacja została przekazana nowym pracownikom. To nie jest sama w sobie obowiązek ustawowy, ale sprawia, że staje się jasne, czy regulacja funkcjonuje w organizacji, co zarówno rada pracowników, jak i organ nadzorczy mogą zapytać.
Czy chcesz wiedzieć, jak signalo.eu dostarcza procedurę, terminy i zestaw informacji, oraz co z tego jest bezpłatne, a co wchodzi w skład subskrypcji? Sprawdź wtedy jak platforma jest zbudowana lub przejdź bezpośrednio do przegląd subskrypcji.
Wątpisz, czy Twój obecny sposób informowania pracowników jest wystarczający, czy po prostu chcesz zobaczyć w jednym miejscu, co musi być zorganizowane dla Twojej organizacji? Wykonaj bezpłatny szybki przegląd lub przeczytaj inne tematy w bazie wiedzy, bez konieczności rejestracji.