Du får informera medarbetare själv om rapporteringsreglerna. Det finns inget lagkrav på att detta görs av en extern part eller jurist. Det som däremot är fastställt är att medarbetare måste känna till reglerna: de måste veta att det finns en rapporteringskanal, hur de kan göra en anmälan och vad som händer med anmälan därefter. Du får själv besluta hur du organiserar detta.
Gränsen ligger inte vid vem som kommunicerar, utan vid vad som kommuniceras. Ett kort e-postmeddelande med en länk till en rapporteringssida räcker ofta inte för att visa att medarbetare verkligen är informerade. Reglerna i sig, proceduren, tidsfristerna och sättet att göra anmälan bör vara lätta att hitta och förstå, till exempel i personalhandboken, på intranätet eller under en introduktionsmöte för nya medarbetare.
Vad du kan göra själv
Många arbetsgivare väljer att göra informationen själva, tillsammans med att inrätta kanalen hos en extern part. Det är en logisk arbetsfördelning: kunskapen om din organisation, de interna kommunikationskanalerna och den ton som passar företaget, finns vanligtvis redan hos HR-avdelningen eller ledningen. Du känner dina medarbetare och vet vilken form som fungerar bäst, ett intranätmeddelande, ett möte med teamet eller en fast del av introduktionen för nya medarbetare.
Vad som ofta går fel är när informationen inte upprepas. Att informera en gång när reglerna införs är en god början, men nya medarbetare måste få samma information, och den befintliga gruppen behöver en årlig påminnelse. En rapporteringsregel som ingen längre kommer ihåg fungerar inte i praktiken, även om den en gång fanns ordentligt på intranätet.
När outsourcing verkligen gör skillnad
Det du inte själv behöver ta fram är innehållet i informationen: vilka tidsfrister som gäller enligt lagen, vad som exakt måste ingå i proceduren och vilka delar som är obligatoriska för den företagarrådet. Det är där en värdplattform tar arbetet av händerna: proceduren, tidsfristerna och informationsmaterialet för medarbetare levereras färdigt, så att du bara behöver se till att budskapet når personalen på arbetsplatsen.
Den skillnaden, rätt innehål kontra kommunikation som fungerar, är också anledningen till att "göra själv" och "outsourca" inte behöver vara motsatser. De flesta arbetsgivare gör båda: kanalen och texten för reglerna kommer från en plattform, den interna kommunikationen kommer från dem själva. På kunskapsbanken med förklaringar per ämne kan du se vad som faktiskt bör ingå i informationen till medarbetare.
Vad medarbetare minimalt måste veta
Medarbetare måste veta att de kan göra anmälan både skriftligt och muntligt, att anonym anmälan är möjlig om arbetsgivaren har inrätt det så, och att de kan återvända med ett ärendenummer för att följa upp utvecklingen. Tidsfristerna bör också nämnas: en mottagningsbekräftelse inom en fastställd period och återrapportering om granskningen inom den lagstadgade tidsfristen därefter. Det behöver inte vara en juridisk text, en tydlig, kort förklaring i vanligt språk räcker.
Huruvida din nuvarande informationsförsörjning är fullständig går vanligtvis att kontrollera på några minuter. Med den kostnadsfria kontrollen av om skyldigheten gäller för dig och vad som då måste finnas på plats ser du snabbt om något saknas, utan att du behöver ett konto.
Dokumentera vad du har gjort
Oavsett vem som kommunicerar det är det klokt att dokumentera när och hur medarbetare har informerats: datumet för ett meddelande, dagordningen för ett personalmöte eller när informationen lämnades till nya medarbetare. Det är inte en juridisk förpliktelse i sig, men det gör det tydligt om regelverket är levande inom organisationen, något som både företagsrådet och en tillsynsmyndighet kan fråga om.
Vill du veta hur signalo.eu levererar proceduren, tidsfristen och informationspaketet, och vad som är kostnadsfritt och vad som ingår i ett abonnemang? Se då hur plattformen är uppbyggd eller gå direkt till en översikt över abonnemangen.
Är du osäker på om ditt nuvarande sätt att informera är tillräckligt, eller vill du helt enkelt se en lista över vad som måste organiseras för din organisation? Gör den kostnadsfria snabbkontrollen eller läs de andra ämnena i kunskapsbanken, utan att behöva registrera dig.