Μπορείτε να ενημερώσετε τους υπαλλήλους ο ίδιος για το σύστημα αναφοράς. Δεν υπάρχει νόμιμη απαίτηση ότι αυτό πρέπει να γίνει από εξωτερικό μέρος ή από νομικό συμβούλο. Αυτό που είναι σίγουρο είναι ότι οι υπάλληλοι πρέπει να γνωρίζουν τη ρύθμιση: πρέπει να γνωρίζουν ότι υπάρχει κανάλι αναφοράς, πώς μπορούν να κάνουν αναφορά και τι συμβαίνει με την αναφορά τους μετά από αυτό. Ο τρόπος που το οργανώνετε, μπορείτε να τον καθορίσετε ο ίδιος.
Το όριο δεν βρίσκεται στο ποιος κάνει την επικοινωνία, αλλά στο τι επικοινωνείται. Ένα σύντομο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σύνδεσμο προς μια σελίδα αναφοράς συχνά δεν είναι αρκετό για να αποδειχθεί ότι οι υπάλληλοι έχουν πραγματικά ενημερωθεί. Η ίδια η ρύθμιση, η διαδικασία, οι προθεσμίες και ο τρόπος αναφοράς πρέπει να είναι ευρέως διαθέσιμες και κατανοητές, για παράδειγμα στο εγχειρίδιο προσωπικού, στο δίκτυο εσωτερικής επικοινωνίας ή κατά τη διάρκεια μιας εισαγωγικής συνάντησης για νέους υπαλλήλους.
Τι μπορείτε να κάνετε ο ίδιος
Πολλοί εργοδότες επιλέγουν να κάνουν την ενημέρωση ο ίδιος, παράλληλα με τη δημιουργία του καναλιού σε εξωτερικό μέρος. Αυτή είναι λογική διαίρεση: η γνώση για τη δική σας οργάνωση, τα εσωτερικά κανάλια επικοινωνίας και το ύφος που ταιριάζει στη δική σας εταιρεία, βρίσκονται συνήθως ήδη στο τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή στη διοίκηση. Γνωρίζετε τους υπαλλήλους σας και ξέρετε ποια μορφή επιτυγχάνει, ένα μήνυμα ενδοδικτυακής εσωτερικής επικοινωνίας, μια συνάντηση ομάδας ή ένα σταθερό μέρος της ενσωμάτωσης.
Σε πολλές περιπτώσεις το πρόβλημα είναι η επανάληψη. Η μια φορά ενημέρωση κατά την εφαρμογή της ρύθμισης είναι καλή αρχή, αλλά οι νέοι υπάλληλοι πρέπει να λάβουν τις ίδιες πληροφορίες, και η υπάρχουσα ομάδα θα επωφεληθεί από μια ετήσια υπενθύμιση. Ένα σύστημα αναφοράς που κανείς δεν θυμάται πλέον, δεν λειτουργεί στην πράξη, ακόμη κι αν ήταν κάποτε ωραία αναρτημένο στο δίκτυο εσωτερικής επικοινωνίας.
Πού η εξωτέρίκευση κάνει πραγματικά διαφορά
Αυτό που δεν χρειάζεται να σκεφτείτε ο ίδιος, είναι το περιεχόμενο των πληροφοριών: ποιες προθεσμίες ισχύουν νομίμως, τι ακριβώς πρέπει να περιλαμβάνεται στη διαδικασία και ποια στοιχεία είναι υποχρεωτικά για την επιτροπή εργαζομένων. Εδώ είναι όπου μια φιλοξενούμενη πλατφόρμα αναλαμβάνει τη δουλειά: η διαδικασία, οι προθεσμίες και το πακέτο πληροφοριών για τους υπαλλήλους παρέχονται έτοιμες, ώστε να χρειάζεται να φροντίσετε ο ίδιος μόνο να φτάσει το μήνυμα στους ανθρώπους στο πεδίο.
Αυτή η διάκριση, το περιεχόμενο που είναι σωστό έναντι της επικοινωνίας που έχει επιτυχία, είναι επίσης ο λόγος γιατί "κάνε μόνος σου" και "εξωτέρίκευση" δεν χρειάζεται να είναι σε αντίθεση. Οι περισσότεροι εργοδότες κάνουν και τα δύο: το κανάλι και το κείμενο της ρύθμισης προέρχονται από μια πλατφόρμα, η εσωτερική επικοινωνία προέρχεται από τον ίδιο τους. Επί τη βάση γνώσης με εξηγήσεις ανά θέμα θα βρείτε τι πρέπει να περιέχεται σε πραγματικότητα στις πληροφορίες προς τους υπαλλήλους.
Τι πρέπει να γνωρίζουν ελάχιστα οι υπάλληλοι
Οι υπάλληλοι πρέπει να γνωρίζουν ότι μπορούν να κάνουν αναφορά είτε γραπτώς είτε προφορικώς, ότι η ανώνυμη αναφορά είναι δυνατή εάν ο εργοδότης το έχει προβλέψει, και ότι μπορούν να επιστρέψουν με κωδικό υπόθεσης για να παρακολουθήσουν την πρόοδο. Οι προθεσμίες πρέπει επίσης να αναφερθούν: επιβεβαίωση λήψης εντός καθορισμένης περιόδου και ανατροφοδότηση σχετικά με την αξιολόγηση εντός της νόμιμης προθεσμίας που ακολουθεί. Δεν χρειάζεται να είναι νομικό κείμενο, μια σαφής, σύντομη εξήγηση σε απλή γλώσσα είναι αρκετή.
Εάν η ενημέρωσή σας είναι σήμερα πλήρης, μπορεί συνήθως να ελεγχθεί σε λίγα λεπτά. Με τη δωρεάν επιλογή εάν η υποχρέωση ισχύει για εσάς και τι πρέπει στη συνέχεια να υπάρχει θα δείτε γρήγορα αν λείπουν κάποια στοιχεία, χωρίς να χρειάζεται λογαριασμό.
Καταγράφοντας τι έχετε κάνει
Ανεξάρτητα από το ποιος επικοινωνεί, είναι σκόπιμο να τεκμηριώνεται πότε και πώς ενημερώθησαν οι εργαζόμενοι: η ημερομηνία ενός μηνύματος, η ημερολογία μιας συνάντησης προσωπικού ή η στιγμή που δόθησαν οι πληροφορίες στους νέους εργαζόμενους. Αυτό δεν αποτελεί νομική υποχρέωση καθεαυτό, αλλά καθιστά σαφές εάν η διάταξη λειτουργεί στον οργανισμό, κάτι που τόσο το συμβούλιο κ.λπ. επιχειρήσεων όσο και μια αρχή εποπτείας μπορεί να αναζητήσει.
Θέλετε να γνωρίζετε πώς η signalo.eu παρέχει τη διαδικασία, τις προθεσμίες και το πακέτο πληροφοριών, και τι απ' αυτά είναι δωρεάν και τι περιλαμβάνεται σε μια συνδρομή; Ανατρέξτε στο πώς είναι δομημένη η πλατφόρμα ή μεταβείτε απευθείας στο μια επισκόπηση των συνδρομών.
Αμφιβάλλετε ή η τρέχουσα ενημέρωσή σας είναι επαρκής ή απλώς θέλετε να δείτε τι πρέπει να ληφθεί για τον οργανισμό σας; Εκτελέστε το δωρεάν γρήγορο σάρωμα ή διαβάστε άλλα θέματα στη βάση γνώσης χωρίς να χρειάζεται να συνδεθείτε.