Vous pouvez informer vous-même les salariés sur le dispositif de signalement. Il n'y a pas d'obligation légale que cela soit fait par un tiers ou un juriste. En revanche, il est établi que les salariés doivent connaître le dispositif : ils doivent savoir qu'il existe un canal de signalement, comment ils peuvent l'utiliser et ce qui se passe ensuite avec leur signalement. Vous êtes libre d'organiser cela comme vous l'entendez.
La limite ne se situe pas au niveau de qui communique, mais de ce qui est communiqué. Un simple e-mail avec un lien vers une page de signalement ne suffit souvent pas à prouver que les salariés ont été réellement informés. Le dispositif lui-même, la procédure, les délais et le mode de signalement doivent être accessibles et compréhensibles, par exemple dans le manuel du personnel, sur l'intranet ou lors d'une réunion d'intégration pour les nouveaux salariés.
Ce que vous pouvez faire vous-même
De nombreux employeurs choisissent de le faire eux-mêmes, parallèlement à la mise en place du canal auprès d'un tiers. C'est une répartition logique : les connaissances sur votre organisation, les canaux de communication internes et le ton qui correspond à l'entreprise résident généralement déjà au sein du service RH ou de la direction. Vous connaissez vos salariés et savez quelle forme fonctionne, un message intranet, une réunion d'équipe ou un élément permanent de l'intégration.
L'erreur courante se situe au niveau de la répétition. Informer une seule fois lors de la mise en place du dispositif est un bon début, mais les nouveaux salariés doivent recevoir les mêmes informations, et le groupe existant bénéficiera d'un rappel annuel. Un dispositif de signalement que personne ne se souvient plus ne fonctionne pas en pratique, même s'il était autrefois correctement affiché sur l'intranet.
Où l'externalisation fait réellement la différence
Ce que vous n'avez pas besoin de concevoir vous-même, c'est le contenu de l'information elle-même : quels délais s'appliquent légalement, ce qui doit figurer précisément dans la procédure et quels éléments sont obligatoires pour le conseil d'entreprise. C'est là qu'une plateforme hébergée facilite le travail : la procédure, les délais et la documentation d'information pour les salariés sont fournis clés en main, vous n'avez plus qu'à veiller à ce que le message parvienne aux salariés sur le terrain.
Cette distinction, le contenu qui est correct par rapport à la communication qui fonctionne, explique aussi pourquoi « faire soi-même » et « externaliser » n'ont pas besoin d'être contradictoires. La plupart des employeurs font les deux : le canal et le texte du dispositif proviennent d'une plateforme, la communication interne vient de vous-même. Sur la base de connaissances avec des explications par sujet vous trouverez ce qui doit réellement figurer dans l'information aux salariés.
Ce que les salariés doivent minimalement savoir
Les salariés doivent savoir qu'ils peuvent signaler à la fois par écrit et oralement, que le signalement anonyme est possible si l'employeur l'a prévu ainsi, et qu'ils peuvent revenir avec un numéro de dossier pour suivre la progression. Les délais doivent également être mentionnés : une confirmation de réception dans un délai établi et une information sur l'évaluation dans le délai légal qui suit. Il n'est pas nécessaire que ce soit un texte juridique ; une explication claire et brève en langage courant suffit.
Vous pouvez généralement vérifier en quelques minutes si votre communication d'information est actuellement complète. Avec la vérification gratuite de l'applicabilité de votre obligation et de ce qui doit s'y trouver vous verrez rapidement s'il manque des éléments, sans avoir besoin d'un compte.
Documenter ce que vous avez fait
Indépendamment de qui le communique, il est judicieux de documenter quand et comment les salariés ont été informés : la date d'un message, l'ordre du jour d'une réunion du personnel, ou le moment où l'information a été fournie aux nouveaux salariés. Ce n'est pas une obligation légale en soi, mais cela rend transparent le fait que le dispositif fonctionne au sein de l'organisation, ce que tant le comité d'entreprise qu'une autorité de surveillance peuvent demander.
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