Du må gerne selv informere medarbejderne om klageordningen. Der er ingen lovkrav om, at dette skal foretages af en ekstern part eller en jurist. Det, der er fast, er, at medarbejderne skal kende ordningen: de skal vide, at der findes en indberetningskanal, hvordan de kan indberette, og hvad der sker med deres indberetning bagefter. Hvordan du organiserer det, bestemmer du selv.
Græsen ligger ikke ved, hvem der kommunikerer det, men ved, hvad der kommunikeres. En kort e-mail med et link til en indberetningsside er ofte ikke nok til at påvise, at medarbejderne faktisk er blevet informeret. Selve ordningen, proceduren, tidsfristerne og indberetningsmetoden skal være tilgængelige og forståelige, for eksempel i personalehåndbogen, på intranettet eller under en introduktionsmøde for nye medarbejdere.
Det du selv kan gøre
Mange arbejdsgivere vælger at foretage informatitionen selv, samtidig med at de etablerer kanalen hos en ekstern part. Det er en logisk arbejdsdeling: kendskabet til den egne organisation, de interne kommunikationskanaler og den tone, der passer til virksomheden, ligger normalt allerede hos HR-afdelingen eller ledelsen. Du kender dine medarbejdere og ved, hvilken form der virker, uanset om det er en intranetmeddelelse, et teammøde eller en fast del af introduktionen.
Det går ofte galt ved gentagelse. At informere engang ved indførelse af ordningen er en god start, men nye medarbejdere skal få samme information, og den eksisterende gruppe har gavn af en årlig påmindelse. En klageordning, som ingen længere husker, fungerer ikke i praksis, selvom den engang stod pænt på intranettet.
Hvornår outsourcing gør en forskel
Det, du ikke selv behøver at finde på, er indholdet af informationen selv: hvilke tidsfrister der gælder efter loven, hvad der præcist skal være i proceduren, og hvilke dele der er obligatoriske for arbejdsrådet. Det er her, en hostet platform tager arbejdet: proceduren, tidsfristerne og informationspakken til medarbejderne leveres klar til brug, så du kun skal sørge for, at budskabet når arbejdsfolkene.
Denne sondring, det korrekte indhold kontra den kommunikation, der virker, er også grunden til, at "selv gøre det" og "outsource" ikke behøver at være modstridende. De fleste arbejdsgivere gør begge dele: kanalen og ordningens tekst kommer fra en platform, den interne kommunikation kommer fra dem selv. På videnbanken med forklaringer efter emne kan du se, hvad der faktisk skal stå i informationen til medarbejderne.
Hvad medarbejderne mindst skal vide
Medarbejderne skal vide, at de både kan indberette skriftligt og mundtligt, at anonym indberetning er mulig, hvis arbejdsgiveren har arrangeret det sådan, og at de med en sagskode kan vende tilbage for at følge udviklingen. Også tidsfristerne skal nævnes: en kvittering for modtagelsen inden for en fastsat periode og en tilbagemelding om vurderingen inden for den lovbestemte frist bagefter. Det behøver ikke at være juridisk tekst; en klar, kort forklaring på almindeligt sprog er tilstrækkeligt.
Om din informationsforanstaltning i øjeblikket er komplet, kan normalt fastslås på få minutter. Med den gratis kontrol af, om forpligtelsen gælder for dig, og hvad der i så fald skal være på plads kan du hurtigt se, om der mangler dele, uden at du skal bruge en konto.
Dokumenter hvad du har gjort
Uanset hvem der kommunikerer det, er det klogt at dokumentere, hvornår og hvordan medarbejdere er blevet informeret: datoen for en meddelelse, dagsordenen for et personalemøde, eller hvornår informationen er blevet givet til nye medarbejdere. Det er ikke i sig selv en juridisk forpligtelse, men det gør det klart, om ordningen lever inden for organisationen, noget som både arbejdstagernes repræsentanter og en tilsynsmyndighed kan spørge om.
Ønsker du at vide, hvordan signalo.eu leverer proceduren, tidsfristen og informationspakken, og hvad der er gratis, og hvad der er inkluderet i et abonnement? Se da hvordan platformen er opbygget eller gå direkte til et overblik over abonnementerne.
Er du usikker på, om din nuværende måde at informere på er tilstrækkelig, eller vil du blot se, hvad der skal være ordnet for din organisation? Lav den gratis quick-scan, eller læs de andre emner i vidensdatabasen, uden at du behøver at logge ind.