Wanneer moet ik een melder informeren over de beoordeling?

Drie maanden na de ontvangstbevestiging, niet na de melding

De termijn van drie maanden gaat lopen op het moment dat de ontvangstbevestiging is verstuurd, niet op het moment dat de melding binnenkomt. Dat onderscheid is niet cosmetisch: de ontvangstbevestiging moet zelf al binnen zeven dagen de deur uit, en pas vanaf die verzenddatum telt de driemaandentermijn voor de terugkoppeling. Wie de melding op maandag ontvangt en de bevestiging pas op de laatste dag van die week verstuurt, verschuift daarmee ook het einde van de driemaandentermijn.

Wat er in die terugkoppeling moet staan, is informatie over de beoordeling van de melding en over eventuele vervolgstappen — niet per se een eindoordeel over wat er precies is gebeurd of wie gelijk heeft. Een melder mag binnen de termijn weten waar de zaak staat: is er een onderzoek gestart, is er een vervolgstap gepland, of is de melding om een bepaalde reden niet verder opgepakt. Deze indeling — zeven dagen voor de bevestiging, drie maanden voor de terugkoppeling, gerekend vanaf de bevestiging — geldt zowel voor werkgevers die onder de Nederlandse Wet bescherming klokkenluiders vallen als voor werkgevers die onder het Duitse Hinweisgeberschutzgesetz vallen. Voor organisaties die in beide landen actief zijn, is dat een prettige samenloop: dezelfde rekenregel, in twee afzonderlijke wetten.

Waar dit staat: artikel 9 richtlijn, artikel 2 Wbk, § 17 HinSchG

De EU-richtlijn 2019/1937 schrijft in artikel 9 voor dat lidstaten een feedbacktermijn van ten hoogste drie maanden moeten regelen in hun nationale wetgeving. Nederland heeft dit uitgewerkt in artikel 2, lid 2, onderdeel i van de Wet bescherming klokkenluiders, waarin de termijn van drie maanden expliciet gekoppeld is aan de verzending van de ontvangstbevestiging uit onderdeel h van datzelfde artikellid. Duitsland heeft dezelfde koppeling vastgelegd in § 17 Abs. 2 Hinweisgeberschutzgesetz, direct volgend op de zeven-dagentermijn voor de ontvangstbevestiging in § 17 Abs. 1 Nr. 2.