Hoe sluit ik een melding af en wat leg ik vast?

Afsluiten betekent: de melder informeren en het dossier vastleggen

Een melding wordt afgesloten door de melder binnen de daarvoor geldende termijn te informeren over wat er met zijn melding is gebeurd, en door die stappen vast te leggen in een dossier. In Nederland en Duitsland loopt hiervoor dezelfde termijn: drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging, niet na de melding zelf. De informatie die de melder op dat moment krijgt gaat over de voortgang en de uitkomst van de beoordeling — niet over een inhoudelijk oordeel van het platform, want die beoordeling ligt bij de werkgever zelf.

Wat er wordt vastgelegd, is in de praktijk meer dan alleen het eindbericht aan de melder. Een dossier bevat doorgaans: de datum van ontvangst, de datum en inhoud van de ontvangstbevestiging, de stappen die de behandelaar heeft gezet, en de datum en inhoud van de terugkoppeling over de beoordeling. Bij een melding die via een casecode is te volgen, hoort ook vastgelegd te worden wanneer en hoe de melder is benaderd of heeft gereageerd. Anonimiteit en vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder blijven daarbij het uitgangspunt: wat wordt vastgelegd, dient het dossier, niet de identificatie van de melder tegenover derden.

Waar dit uit volgt: artikel 18 van de richtlijn en artikel 2 Wbk

Artikel 18 van richtlijn (EU) 2019/1937 verplicht tot het bijhouden van gegevens over elke ontvangen melding. Artikel 2 van de Wet bescherming klokkenluiders werkt dit uit tot een interne meldprocedure, met daarin de termijn voor de ontvangstbevestiging (onderdeel h) en de termijn voor de informatie over de beoordeling (onderdeel i). Beide bepalingen samen geven de twee bouwstenen van een afsluiting: een tijdige terugkoppeling aan de melder, en een vastgelegd dossier waaruit blijkt dat die terugkoppeling ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.