Kako zaprem poročilo in kaj zabeležim?

Zaključek pomeni: obvestiti prijavitelja in dokumentirati spis

Prijava se zaključi tako, da prijavitelja v predvidenih rokih obvestite o tem, kaj se je zgodilo s prijavo, in te korake dokumentirate v spisu. Na Nizozemskem in v Nemčiji za to velja enaka roka: tri mesece po pošiljanju potrdila o prejemu, ne pa po sami prijavi. Informacije, ki jih prijavitelj takrat prejme, se nanašajo na napredek in rezultat presoje — ne na vsebinsko mnenje platforme, saj je presoja zaupana delodajalcu samemu.

Dokumentirano je v praksi več kot samo zaključno sporočilo prijavitelju. Spis običajno vsebuje: datum prejema, datum in vsebino potrdila o prejemu, korake, ki jih je storil obdelovalec, in datum ter vsebino povratne informacije o presoji. Pri prijavi, ki jo je mogoče spremljati s kodo primera, je treba dokumentirati tudi, kdaj in kako je prijavitelj kontaktan ali kako je odgovoril. Anonimnost in zaupnost identitete prijavitelja ostajata osnovno načelo: dokumentirano je to, kar služi spisu, ne pa identifikaciji prijavitelja pred tretjimi strankami.

Pravna osnova: 18. člen Direktive in člen 2 ZPIK

18. člen Direktive (EU) 2019/1937 zahteva vodenje podatkov o vsaki prejeti prijavi. Člen 2 Zakona o zaščiti informatorjev to razdelava v interno postopek prijave, vključno s rokom za potrdilo o prejemu (točka h) in rokom za obvestilo o presoji (točka i). Oba določila skupaj dajeta temeljna elementa zaključka: pravočasen odgovor prijavitelju in dokumentiran spis, ki dokazuje, da je do tega odgovora dejansko prišlo.