¿Cómo cierro una denuncia y qué documento?

Cerrar significa: informar al denunciante y documentar el expediente

Un aviso se cierra informando al denunciante dentro del plazo aplicable sobre lo que ha ocurrido con su aviso, y documentando esos pasos en un expediente. En los Países Bajos y Alemania se aplica el mismo plazo: tres meses después del envío de la confirmación de recepción, no después del aviso en sí. La información que el denunciante recibe en ese momento se refiere al progreso y al resultado de la evaluación — no a una valoración sustantiva de la plataforma, ya que esa evaluación corresponde al empleador.

Lo que se documenta es en la práctica más que solo el mensaje final al denunciante. Un expediente suele contener: la fecha de recepción, la fecha y contenido de la confirmación de recepción, los pasos que ha dado el gestor, y la fecha y contenido de la retroalimentación sobre la evaluación. En el caso de un aviso que se puede seguir mediante un código de caso, también debe documentarse cuándo y cómo se ha contactado con el denunciante o ha respondido. El anonimato y la confidencialidad de la identidad del denunciante siguen siendo el principio rector: lo que se documenta sirve al expediente, no a la identificación del denunciante frente a terceros.

De dónde procede esto: artículo 18 de la Directiva y artículo 2 de la Ley

El artículo 18 de la Directiva (UE) 2019/1937 obliga a mantener datos sobre cada aviso recibido. El artículo 2 de la Ley de protección de denunciantes lo desarrolla en un procedimiento interno de denuncia, que incluye el plazo para la confirmación de recepción (apartado h) y el plazo para la información sobre la evaluación (apartado i). Ambas disposiciones juntas proporcionan los dos pilares del cierre: una retroalimentación oportuna al denunciante, y un expediente documentado que demuestre que esa retroalimentación se ha producido efectivamente.