Como encerro uma denúncia e o que documento?

Encerrar significa: informar o denunciante e documentar o processo

Uma denúncia é encerrada informando o denunciante, dentro do prazo aplicável, sobre o que aconteceu com sua denúncia, e registrando essas etapas em um dossiê. Nos Países Baixos e na Alemanha, o mesmo prazo se aplica: três meses após o envio da confirmação de recebimento, não após a denúncia em si. As informações que o denunciante recebe nesse momento dizem respeito ao progresso e ao resultado da avaliação — não a uma avaliação substantiva da plataforma, pois essa avaliação é responsabilidade do empregador.

O que é registrado na prática vai além da simples mensagem final ao denunciante. Um dossiê geralmente contém: a data de recebimento, a data e o conteúdo da confirmação de recebimento, as etapas que o responsável pelo tratamento seguiu, e a data e o conteúdo da comunicação sobre a avaliação. Quando uma denúncia pode ser acompanhada por meio de um código de caso, também deve ser registrado quando e como o denunciante foi contatado ou respondeu. A anonimidade e a confidencialidade da identidade do denunciante permanecem o princípio fundamental: o que é registrado deve servir ao dossiê, não à identificação do denunciante perante terceiros.

De onde isso decorre: artigo 18 da diretiva e artigo 2.º da Lei de Proteção de Denunciantes

O artigo 18.º da Diretiva (UE) 2019/1937 obriga ao registro de dados sobre cada denúncia recebida. O artigo 2.º da Lei de Proteção de Denunciantes desenvolve isso em um procedimento de denúncia interna, incluindo o prazo para confirmação de recebimento (alínea h) e o prazo para informações sobre a avaliação (alínea i). Ambas as disposições, em conjunto, fornecem os dois alicerces de um encerramento: uma comunicação oportuna ao denunciante e um dossiê documentado que demonstre que essa comunicação de fato ocorreu.