Kā noslēgt paziņojumu un ko dokumentēt?

Noslēgšana nozīmē: ziņotāju informēt un lietu dokumentēt

Ziņojums tiek noslēgts, informējot ziņotāju noteiktajā termiņā par to, kas notika ar viņa ziņojumu, un dokumentējot šīs darbības lietā. Nīderlandē un Vācijā šim nolūkam ir vienāds termiņš: trīs mēneši pēc iesniegšanas apstiprinājuma nosūtīšanas, nevis pēc paša ziņojuma. Informācija, ko ziņotājs saņem šajā brīdī, attiecas uz novērtēšanas gaitu un rezultātu — nevis uz platformas satura pamatā veiktu vērtējumu, jo šo novērtēšanu veic pats darba devējs.

Tas, kas tiek dokumentēts, praksē ir vairāk nekā tikai gala paziņojums ziņotājam. Lieta parasti satur: iesniegšanas datumu, iesniegšanas apstiprinājuma datumu un saturu, darbības, ko veicis gadījuma apstrādātājs, un datumu un saturu par atgriezenisko saiti par novērtēšanu. Ziņojumam, ko var sekot, izmantojot lietas kodu, jāDocumentē arī tas, kad un kā ar ziņotāju sazinājās vai viņš sniedza atbildi. Ziņotāja anonimitāte un identitātes konfidencialitāte paliek vadošais princips: tas, kas tiek dokumentēts, kalpo lietai, nevis ziņotāja identificēšanai pret trešajām personām.

Kur tas izriet: Direktīvas 18. pants un Zgl 2. pants

Direktīvas (ES) 2019/1937 18. pants nosaka pienākumu uzturēt datus par katru saņemto ziņojumu. Direktīvas Ziņotāju aizsardzības likuma 2. pants to konkretizē kā iekšējo ziņošanas procedūru ar iesniegšanas apstiprinājuma termiņu (punkts h) un termiņu informācijai par novērtēšanu (punkts i). Abi noteikumi kopā dod divas noslēgšanas sastāvdaļas: savlaicīgu atgriezenisko saiti ziņotājam un dokumentētu lietu, no kuras redzams, ka šī atgriezeniskā saite patiešām notika.