Hogyan zárjam le a bejelentést és mit jegyezzek fel?

Lezárás azt jelenti: tájékoztatom a bejelentőt és rögzítem a dokumentumokat

A bejelentés lezárása úgy történik, hogy a bejelentőt az erre vonatkozó határidőn belül tájékoztatjuk arról, hogy mi történt a bejelentésével, és ezeket a lépéseket dokumentumokba rögzítjük. Hollandiában és Németországban ugyanaz a határidő érvényes: három hónap az átvételi visszaigazolás küldésétől számítva, nem a bejelentéstől. Az a tájékoztatás, amelyet a bejelentő ebben az időpontban kap, az értékelés előrehaladásáról és kimenetelét tartalmazza — nem a platform tartalmi véleményéről, mivel az értékelés magával a munkaadóval marad.

Az, amit rögzítünk, a gyakorlatban többet jelent, mint a bejelentőnek szóló végső üzenet. A dokumentumok jellemzően a következőket tartalmazzák: az átvétel dátuma, az átvételi visszaigazolás dátuma és tartalma, az ügyintéző által megtett lépések, valamint az értékelésről szóló visszajelzés dátuma és tartalma. Az eseti kóddal nyomon követhető bejelentés esetén azt is rögzíteni kell, hogy mikor és hogyan fordultak a bejelentőhöz, vagy hogyan válaszolt. A bejelentő személyazonossága szerinti anonimitás és bizalmas kezelés az alapelv: az, amit rögzítünk, a dokumentumokat szolgálja, nem a bejelentő azonosítását harmadik feleknek.

Ahonnan ez következik: a Direktíva 18. cikke és a klokkenluidas védelméről szóló törvény 2. cikke

Az (EU) 2019/1937 irányelv 18. cikke kötelezi az összes beérkezett bejelentésre vonatkozó adatok nyilvántartását. A Klokkenluidas Védelméről szóló Törvény 2. cikke ezt egy belső bejelentési eljárássá bontja ki, amely tartalmazza az átvételi visszaigazolás határidejét (h) pont) és az értékelésről szóló tájékoztatás határidejét (i) pont). E két rendelkezés együttesen adja a lezárás két alapelémét: a bejelentővel való időben történő visszajelzést, valamint egy dokumentált dossziét, amely igazolja, hogy ez a visszajelzés valóban megtörtént.