Comment clore un signalement et que dois-je consigner ?

Clore signifie : informer le signataire et documenter le dossier

Un signalement est clos en informant le signataire dans le délai imparti sur ce qu'il est advenu de son signalement, et en documentant ces étapes dans un dossier. Aux Pays-Bas et en Allemagne, le même délai s'applique : trois mois après l'envoi de l'accusé de réception, non après le signalement lui-même. Les informations que le signataire reçoit à ce moment concernent la progression et l'issue de l'évaluation — non un jugement substantiel de la plateforme, car cette évaluation relève de l'employeur lui-même.

Ce qui est documenté est en pratique plus que le seul message final au signataire. Un dossier contient généralement : la date de réception, la date et le contenu de l'accusé de réception, les mesures prises par le gestionnaire, et la date et le contenu de la rétroaction concernant l'évaluation. Pour un signalement pouvant être suivi via un code de dossier, il convient également de documenter quand et comment le signataire a été contacté ou a réagi. L'anonymat et la confidentialité de l'identité du signataire restent le principe directeur : ce qui est documenté doit servir le dossier, non l'identification du signataire vis-à-vis de tiers.

D'où cela découle : article 18 de la directive et article 2 de la Wbk

L'article 18 de la directive (UE) 2019/1937 impose la tenue de registres de tous les signalements reçus. L'article 2 de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte le précise en détail dans une procédure de signalement interne, incluant le délai pour l'accusé de réception (point h) et le délai pour l'information sur l'évaluation (point i). Ces deux dispositions ensemble fournissent les deux éléments fondamentaux d'une clôture : une rétroaction en temps utile au signataire, et un dossier documenté montrant que cette rétroaction a effectivement eu lieu.