Wie schließe ich eine Meldung ab und was dokumentiere ich?

Abschließen bedeutet: den Hinweisgeber informieren und die Unterlagen dokumentieren

Eine Meldung wird abgeschlossen, indem der Hinweisgeber innerhalb der geltenden Frist darüber informiert wird, was mit seiner Meldung geschehen ist, und indem diese Schritte in einer Dokumentation festgehalten werden. In den Niederlanden und Deutschland läuft hierfür dieselbe Frist: drei Monate nach Versand der Empfangsbestätigung, nicht nach der Meldung selbst. Die Informationen, die der Hinweisgeber zu diesem Zeitpunkt erhält, betreffen den Fortschritt und das Ergebnis der Bewertung — nicht eine inhaltliche Bewertung durch die Plattform, denn diese Bewertung liegt bei dem Arbeitgeber selbst.

Das, was dokumentiert wird, ist in der Praxis mehr als nur die abschließende Mitteilung an den Hinweisgeber. Eine Dokumentation enthält in der Regel: das Empfangsdatum, das Datum und den Inhalt der Empfangsbestätigung, die Schritte, die der Bearbeiter unternommen hat, und das Datum und den Inhalt der Rückmeldung über die Bewertung. Bei einer Meldung, die über einen Fallcode nachverfolgbar ist, sollte auch dokumentiert werden, wann und wie der Hinweisgeber kontaktiert wurde oder reagiert hat. Anonymität und Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers bleiben dabei maßgeblich: Das, was dokumentiert wird, dient der Dokumentation, nicht der Identifizierung des Hinweisgebers gegenüber Dritten.

Worauf sich dies stützt: Artikel 18 der Richtlinie und Artikel 2 HSchG

Artikel 18 der Richtlinie (EU) 2019/1937 verpflichtet zur Führung von Aufzeichnungen über jede eingegangene Meldung. Artikel 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes konkretisiert dies zu einem internen Verfahren mit der Frist für die Empfangsbestätigung (Buchstabe h) und der Frist für die Information über die Bewertung (Buchstabe i). Diese beiden Bestimmungen zusammen bilden die zwei Bausteine eines Abschlusses: eine rechtzeitige Rückmeldung an den Hinweisgeber und eine dokumentierte Unterlage, die nachweist, dass diese Rückmeldung tatsächlich stattgefunden hat.