Kako zatvaram prijavu i što dokumentiram?

Zatvaranje znači: obavijestiti prijavitelja i dokumentirati datoteku

Prijava se zatvara tako što se prijavitelj obavijesti o tome što se dogodilo s njegovom prijavom u roku koji je za to predviđen, te tako što se ti koraci dokumentiraju u datoteci. U Nizozemskoj i Njemačkoj isti rok se primjenjuje: tri mjeseca nakon slanja potvrde o primitku, a ne nakon same prijave. Informacije koje prijavitelj tada dobiva odnose se na napredak i ishod ocjene — ne na sadržajnu ocjenu platforme, jer tu ocjenu provodi sam poslodavac.

Ono što se dokumentira je u praksi više od samo završne poruke prijavitelju. Datoteka obično sadrži: datum primitka, datum i sadržaj potvrde o primitku, korake koje je tretman proveo, te datum i sadržaj povratne informacije o ocjeni. Za prijavu koju je moguće pratiti preko šifre slučaja, trebalo bi tudi dokumentirati kada i kako je prijavitelj kontaktiran ili odgovorio. Anonimnost i povjerljivost identiteta prijavitelja ostaju pri tome vodeće načelo: ono što se dokumentira služi datoteci, a ne identificiranju prijavitelja prema trećim stranama.

Gdje se to nalazi: članak 18. Direktive i članak 2. ZBKZ

Članak 18. Direktive (EU) 2019/1937 obavezuje na vođenje podataka o svakoj primljenenoj prijavi. Članak 2. Zakona o zaštiti prijavitelja detaljnije to uređuje s internom procedurom prijave, s rokom za potvrdu o primitku (dio h) i rokom za informaciju o ocjeni (dio i). Obe odredbe zajedno daju dva temeljna elementa zatvaranja: pravovremenu povratnu informaciju prijavitelju i dokumentiranu datoteku iz koje je vidljivo da je ta povratna informacija zaista provedena.