Jak uzavřu hlášení a co zaznamenám?

Zavření znamená: informovat oznamovatele a zdokumentovat případ

Hlášení se zavírá informováním oznamovatele v příslušné lhůtě o tom, co se s jeho hlášením stalo, a zdokumentováním těchto kroků v případovém spise. V Nizozemsku a Německu platí stejná lhůta: tři měsíce od zaslání potvrzení o přijetí, nikoli od samotného hlášení. Informace, kterou oznamovatel v tom okamžiku obdrží, se týkají pokroku a výsledku posouzení — ne věcného posudku platformy, protože toto posouzení provádí samotný zaměstnavatel.

To, co se zdokumentuje, je v praxi více než pouze závěrečná zpráva pro oznamovatele. Případ obvykle obsahuje: datum přijetí, datum a obsah potvrzení o přijetí, kroky, které zpracovatel podnikl, a datum a obsah zpětné vazby o posouzení. U hlášení, které lze sledovat pomocí referenčního kódu, by mělo být také zdokumentováno, kdy a jak byl oznamovatel kontaktován nebo reagoval. Anonymita a důvěrnost totožnosti oznamovatele zůstávají základním principem: to, co se zdokumentuje, slouží případovému spisu, nikoli identifikaci oznamovatele vůči třetím stranám.

Kde to vyplývá: článek 18 směrnice a článek 2 zákona o ochraně oznamovatelů

Článek 18 směrnice (EU) 2019/1937 ukládá povinnost vést údaje o každém přijatém hlášení. Článek 2 zákona o ochraně oznamovatelů to rozpracovává na interní postup při hlášení, včetně lhůty pro potvrzení přijetí (bod h) a lhůty pro informace o posouzení (bod i). Obě ustanovení dohromady tvoří dva stavební kameny uzavření: včasná zpětná vazba pro oznamovatele a zdokumentovaný případ, ze kterého vyplývá, že ke zpětné vazbě skutečně došlo.