Ako uzavriem návrh a čo si zapíšem?

Zatvorenie znamená: informovať oznamovateľa a zdokumentovať prípad

Hlásenie sa zatvára informovaním oznamovateľa v rámci stanovenej lehoty o tom, čo sa s jeho hlásením stalo, a zdokumentovaním týchto krokov v spise. V Holandsku a Nemecku platí rovnaká lehota: tri mesiace od zaslania potvrdenia o prijatí, nie od samotného hlásenia. Informácie, ktoré oznamovateľ v tom čase dostane, sa týkajú priebehu a výsledku posúdenia — nie obsahovej posúdenia platformy, pretože posúdenie leží na strane zamestnávateľa.

To, čo sa zaznamenáva, je v praxi viac ako len záverečná správa oznamovateľovi. Spis obvykle obsahuje: dátum prijatia, dátum a obsah potvrdenia o prijatí, kroky, ktoré urobil správca, a dátum a obsah spätnej väzby o posúdení. V prípade hlásenia, ktoré je možné sledovať prostredníctvom kódu prípadu, by malo byť zaznamenaného aj to, kedy a ako bol oznamovateľ kontaktovaný alebo reagoval. Anonymita a dôvernosť totožnosti oznamovateľa ostávajú pritom zásadou: to, čo sa zaznamenáva, slúži spisu, nie identifikácii oznamovateľa voči tretím stranám.

Odkiaľ to vyplýva: články 18 smernice a články 2 Zákona o ochrane hlásiteľov

Články 18 smernice (EÚ) 2019/1937 zavodzuje povinnosť viesť záznamy o každom prijatom hlásení. Články 2 Zákona o ochrane hlásiteľov to rozpracúva na interný postup hlásenia, s ktorým súvisia lehota na potvrdenie prijatia (položka h) a lehota na informácie o posúdení (položka i). Obe určenia spolu tvoria dva základné prvky zatvorenia: včasná spätná väzba oznamovateľovi a zdokumentovaný spis, z ktorého vyplýva, že k tejto spätnej väzbe skutočne došlo.