Cum închei o raportare și ce stabilesc?

Închiderea înseamnă: informarea raportorului și înregistrarea dosarului

O raportare se închide prin informarea raportorului în termenul aplicabil cu privire la ce s-a întâmplat cu raportarea sa și prin înregistrarea acelor pași într-un dosar. În Olanda și Germania se aplică același termen: trei luni după trimiterea confirmării primirii, nu după raportare în sine. Informațiile pe care raportorul le primește în acel moment se referă la progresul și rezultatul evaluării — nu la o apreciere cu privire la fond a platformei, deoarece evaluarea revine angajatorului însuși.

Ceea ce se înregistrează este în practică mai mult decât doar mesajul final către raportор. Un dosar conține de obicei: data primirii, data și conținutul confirmării primirii, pașii pe care i-a făcut persoana responsabilă cu tratarea și data și conținutul feedback-ului asupra evaluării. În cazul unei raportări care poate fi urmărită prin codul de caz, trebuie înregistrat și când și cum raportorul a fost contactat sau a răspuns. Anonimatul și confidențialitatea identității raportorului rămân principiul de plecare: ceea ce se înregistrează este în serviciul dosarului, nu pentru identificarea raportorului față de terți.

De unde decurge aceasta: articolul 18 din directivă și articolul 2 din Legea privind protecția denunțătorilor

Articolul 18 din directiva (UE) 2019/1937 obligă la păstrarea datelor privind fiecare raportare primită. Articolul 2 din Legea privind protecția denunțătorilor detaliază aceasta într-o procedură internă de raportare, inclusiv termenul pentru confirmarea primirii (alineatul h) și termenul pentru informații asupra evaluării (alineatul i). Ambele prevederi împreună constituie cele două elemente ale unei închideri: o informare în timp util a raportorului și un dosar înregistrat care arată că acea informare a avut loc efectiv.