Jak zamykam zgłoszenie i co dokumentuję?

Zamknięcie oznacza: poinformowanie zgłaszającego i udokumentowanie sprawy

Zgłoszenie jest zamykane przez poinformowanie zgłaszającego w obowiązującym terminie o tym, co stało się z jego zgłoszeniem, oraz przez udokumentowanie tych kroków w sprawie. W Holandii i Niemczech obowiązuje ten sam termin: trzy miesiące od wysłania potwierdzenia odbioru, a nie od samego zgłoszenia. Informacja, którą zgłaszający otrzymuje w tym momencie, dotyczy przebiegu i rezultatu oceny — nie opinii merytorycznej platformy, ponieważ ocena leży po stronie pracodawcy.

To, co się dokumentuje, w praktyce to więcej niż tylko ostateczna wiadomość do zgłaszającego. Sprawa zazwyczaj zawiera: datę odbioru, datę i treść potwierdzenia odbioru, kroki podjęte przez obsługę, oraz datę i treść informacji zwrotnej na temat oceny. W przypadku zgłoszenia, które można śledzić za pomocą kodu sprawy, należy również udokumentować, kiedy i jak zgłaszający został skontaktowany lub odpowiedział. Anonimowość i poufność tożsamości zgłaszającego pozostają zasadą: to, co się dokumentuje, służy sprawie, a nie identyfikacji zgłaszającego wobec osób trzecich.

Skąd to wynika: artykuł 18 dyrektywy i artykuł 2 Wbk

Artykuł 18 dyrektywy (UE) 2019/1937 zobowiązuje do prowadzenia ewidencji danych dotyczących każdego otrzymanego zgłoszenia. Artykuł 2 Ustawy o ochronie sygnalistów rozwija to w wewnętrzną procedurę zgłaszania, w tym termin potwierdzenia odbioru (punkt h) i termin na informacje o ocenie (punkt i). Oba przepisy łącznie stanowią dwa elementy zamknięcia: terminową informację zwrotną do zgłaszającego oraz udokumentowaną sprawę, z której wynika, że ta informacja zwrotna rzeczywiście miała miejsce.