Hvordan lukker jeg en underretning, og hvad dokumenterer jeg?

Lukning betyder: at informere whistlebloweren og dokumentere sagen

En whistleblower-anmeldelse lukkes ved at informere whistlebloweren inden for den gældende frist om, hvad der er sket med anmeldelsen, og ved at dokumentere disse skridt i en sagsdokumentation. I Holland og Tyskland gælder samme frist: tre måneder efter afsendelse af modtagebekræftelsen, ikke efter anmeldelsen selv. De oplysninger, som whistlebloweren modtager på det tidspunkt, handler om fremskridt og resultat af vurderingen — ikke om en materiel vurdering fra platformen, da denne vurdering ligger hos arbejdsgiveren selv.

Hvad der dokumenteres, er i praksis mere end blot slutmeddelelsen til whistlebloweren. En sagsdokumentation indeholder typisk: modtagelsesdatoen, datoen og indholdet af modtagebekræftelsen, de trin, som sagsbehandleren har foretaget, og datoen og indholdet af tilbagemeldingen om vurderingen. For en anmeldelse, der kan følges via en sagskode, skal det også dokumenteres, hvornår og hvordan whistlebloweren er kontaktet eller har reageret. Anonymitet og fortrolighed af whistleblowerens identitet forbliver udgangspunktet: hvad der dokumenteres, skal tjene sagsdokumentationen, ikke identifikationen af whistlebloweren over for tredjeparter.

Hvor dette fremgår af: artikel 18 i direktivet og artikel 2 i databeskyttelsesloven

Artikel 18 i direktiv (EU) 2019/1937 forpligter til at føre register over hver modtaget anmeldelse. Artikel 2 i whistleblowerbeskyttelsesloven præciserer dette til en intern procedure for anmeldelser, herunder fristen for modtagebekræftelsen (punkt h) og fristen for information om vurderingen (punkt i). Begge bestemmelser sammen udgør de to grundelementer i en lukning: en rettidig tilbagemelding til whistlebloweren og en dokumenteret sagsdokumentation, der viser, at denne tilbagemelding også faktisk har fundet sted.