Kuinka sulgen ilmoituksen ja mitä kirjaan?

Sulkeminen tarkoittaa: ilmoittajan tiedottamista ja asiakirjojen dokumentoimista

Ilmoitus suljetaan ilmoittamalla ilmoittajalle määrätyn ajan kuluessa siitä, mitä hänen ilmoituksellaan on tehty, ja dokumentoimalla nämä vaiheet asiakirjoihin. Alankomaissa ja Saksassa sovelletaan samaa määräaikaa: kolme kuukautta vastaanoton vahvistuksen lähettämisestä, ei ilmoituksesta itsestään. Tieto, jonka ilmoittaja silloin saa, koskee arvioinnin edistymistä ja tuloksia — se ei ole alustan sisällöllinen arvio, koska arviointi on työnantajan vastuulla.

Se, mitä dokumentoidaan, on käytännössä enemmän kuin pelkästään ilmoittajalle lähetetty loppuviesti. Asiakirjat sisältävät tyypillisesti: vastaanoton päivämäärän, vastaanoton vahvistuksen päivämäärän ja sisällön, käsittelijän tehdyt toimenpiteet sekä arvioinnista annetun palautteen päivämäärän ja sisällön. Ilmoitukselle, jota voi seurata asian koodin avulla, on myös dokumentoitava, milloin ja miten ilmoittajaan on otettu yhteyttä tai hän on vastannut. Ilmoittajan anonymiteetti ja henkilötietojen luottamuksellisuus säilyvät lähtökohtana: dokumentoitu tieto palvelee asiakirjoja, ei ilmoittajan tunnistamista kolmansille osapuolille.

Mistä tämä johtuu: direktiivin 18 artikla ja Wbk:n 2 artikla

Direktiivin (EU) 2019/1937 18 artikla velvoittaa pitämään kirjaa jokaisesta vastaanotetusta ilmoituksesta. Klokkenluijderswet-lain (Wbk) 2 artikla täsmentää tämän sisäiseksi ilmoitusmenettelyksi, jossa on vastaanoton vahvistuksen määräaika (kohta h) ja tiedon arviointituloksista antamisen määräaika (kohta i). Molemmat säännökset yhdessä muodostavat sulkemisen kaksi perusosaa: oikea-aikainen palaute ilmoittajalle ja asiakirjat, joista käy ilmi, että palaute todella on tapahtunut.