Hur avslutar jag en anmälan och vad dokumenterar jag?

Avslutning innebär: informera anmälaren och dokumentera handlingen

Ett ärende avslutas genom att informera anmälaren inom tillämplig tidsfristen om vad som hänt med ärendet, och genom att dokumentera dessa åtgärder i en handling. I Nederland och Tyskland gäller samma tidsfristen: tre månader efter avsändandet av mottagningsbekräftelsen, inte efter ärendet själv. Den information anmälaren får vid denna tidpunkt gäller framsteg och resultat av granskningen — inte en innehållsmässig bedömning från plattformen, eftersom granskningen ligger på arbetsgivaren själv.

Det som dokumenteras är i praktiken mer än bara slutbudskapet till anmälaren. En handling innehåller vanligtvis: mottagningsdatum, datum och innehål i mottagningsbekräftelsen, åtgärder som handläggaren har vidtagit, och datum och innehål i återrapporteringen om granskningen. För ett ärende som kan följas via ärendekod bör det också dokumenteras när och hur anmälaren kontaktades eller reagerade. Anonymitet och sekretess för anmälarens identitet förblir utgångspunkten: det som dokumenteras tjänar handlingen, inte identifieringen av anmälaren över för tredje part.

Var detta framgår: artikel 18 i direktivet och artikel 2 Wbk

Artikel 18 i direktiv (EU) 2019/1937 förpliktar till att föra register över varje mottaget ärende. Artikel 2 i Lag om skydd för whistleblowers utvecklar detta till en intern rapporteringsprocedur, med tidsfristen för mottagningsbekräftelsen (del h) och tidsfristen för information om granskningen (del i). Båda bestämmelserna tillsammans ger de två grundstenarna för en avslutning: en tidsenlig återrapportering till anmälaren, och en dokumenterad handling som visar att återrapporteringen faktiskt har genomförts.