Πώς κλείνω μια αναφορά και τι καταγράφω;

Το κλείσιμο σημαίνει: ενημέρωση του καταγγέλλοντος και τεκμηρίωση του φακέλου

Μια καταγγελία κλείνει ενημερώνοντας τον καταγγέλλοντα εντός της ισχύουσας προθεσμίας σχετικά με το τι συνέβη με την καταγγελία του και καταγράφοντας αυτά τα βήματα σε έναν φάκελο. Στην Ολλανδία και τη Γερμανία ισχύει η ίδια προθεσμία: τρεις μήνες μετά την αποστολή της ειδοποίησης παραλαβής, όχι μετά την ίδια την καταγγελία. Οι πληροφορίες που λαμβάνει ο καταγγέλλων τότε αφορούν την πρόοδο και το αποτέλεσμα της αξιολόγησης — όχι μια ουσιαστική κρίση της πλατφόρμας, γιατί η αξιολόγηση είναι ευθύνη του εργοδότη.

Αυτό που καταγράφεται είναι στην πράξη περισσότερο από το απλό τελικό μήνυμα στον καταγγέλλοντα. Ένας φάκελος περιέχει συνήθως: την ημερομηνία παραλαβής, την ημερομηνία και το περιεχόμενο της ειδοποίησης παραλαβής, τα βήματα που έχει λάβει ο χειριστής και την ημερομηνία και το περιεχόμενο της ανατροφοδότησης σχετικά με την αξιολόγηση. Για μια καταγγελία που μπορεί να παρακολουθείται μέσω κωδικού υπόθεσης, πρέπει επίσης να καταγραφεί πότε και πώς επικοινώνησε ο χειριστής με τον καταγγέλλοντα ή πώς αυτός ανταποκρίθηκε. Η ανωνυμία και η εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του καταγγέλλοντος παραμένουν το βασικό αρχή: αυτό που καταγράφεται υπηρετεί το φάκελο, όχι την αναγνώριση του καταγγέλλοντα από τρίτους.

Από πού προκύπτει: άρθρο 18 της richtlijn και άρθρο 2 Wbk

Το άρθρο 18 της richtlijn (EU) 2019/1937 υποχρεώνει στη διατήρηση δεδομένων σχετικά με κάθε παραληφθείσα καταγγελία. Το άρθρο 2 της Wet bescherming klokkenluiders το αναλύει σε μια εσωτερική διαδικασία καταγγελίας, με την προθεσμία για την ειδοποίηση παραλαβής (τμήμα h) και την προθεσμία για τις πληροφορίες σχετικά με την αξιολόγηση (τμήμα i). Και οι δύο διατάξεις μαζί δίνουν τα δύο δομικά στοιχεία ενός κλεισίματος: μια έγκαιρη ανατροφοδότηση στον καταγγέλλοντα και ένας τεκμηριωμένος φάκελος που δείχνει ότι αυτή η ανατροφοδότηση πραγματικά έλαβε χώρα.