Kaip aš uždaru pranešimą ir ką registruoju?

Uždarymas reiškia: pranešėją informuoti ir bylą dokumentuoti

Pranešimas uždaromas informavus pranešėją per nustatytą terminą apie tai, kas atsitiko su jo pranešimu, ir dokumentavus šiuos veiksmus byloje. Nyderlanduose ir Vokietijoje šiam tikslui taikomas tas pats terminas: trys mėnesiai nuo patvirtinimo apie gauto pranešimo gavimą išsiuntimo, o ne nuo paties pranešimo. Informacija, kurią pranešėjas tuo metu gauna, yra apie vertinimo eigą ir rezultatą — ne apie platformos turinio nuomonę, nes vertinimas priklauso pačiam darbdaviui.

Tai, kas dokumentuojama, praktikoje yra daugiau nei tik galutinis pranešimas pranešėjui. Byla paprastai apima: gauto pranešimo datą, patvirtinimo apie gautu pranešimą gavinimą datą ir turinį, žingsnius, kuriuos atliko apdorojančiasis asmuo, ir grįžtamosios informacijos apie vertinimą datą bei turinį. Pranešimui, kuriuo galima sekti naudojant bylos kodą, taip pat turėtų būti dokumentuota, kada ir kaip buvo susisiekta su pranešėju arba kada jis atsakė. Pranešėjo tapatybės anonimiškumas ir konfidencialumas lieka pagrindine nuostata: tai, kas dokumentuojama, tarnauja bylai, o ne pranešėjo identifikavimui trečiosioms šalims.

Iš kurio šis reikalavimas kyla: Direktyvos 18 straipsnis ir Pranešėjų apsaugos įstatymo 2 straipsnis

Direktyvos (ES) 2019/1937 18 straipsnis numato duomenų apie kiekvieną gautą pranešimą vedimą. Pranešėjų apsaugos įstatymo 2 straipsnis tai detalizuoja į vidinę pranešimų procedūrą, kurioje nustatytas patvirtinimo apie pranešimo gavinimą terminas (dalis h) ir terminas informacijai apie vertinimą pateikti (dalis i). Abu nuostatymai kartu sudaro dvi uždarymo dalies: laiku suteiktą grįžtamąją informaciją pranešėjui ir dokumentuotą bylą, iš kurios aišku, kad ši grįžtamoji informacija tikrai buvo pateikta.