Как затварям докладване и какво документирам?

Затварянето означава: информиране на докладвача и документиране на досието

Докладването се затваря чрез информиране на докладвача в определения срок относно това какво се е случило с неговото докладване и чрез документиране на тези етапи в досие. В Нидерландия и Германия важи един и същ срок: три месеца след изпращането на потвърждението за получаване, не след самото докладване. Информацията, която докладвачът получава в този момент, се отнася до хода и резултатът на оценката — не до материално становище на платформата, тъй като оценката е отговорност на работодателя.

Това, което се документира, е на практика повече от само окончателния преписка към докладвача. Досието обикновено съдържа: датата на получаване, датата и съдържанието на потвърждението за получаване, етапите, които е предприел обработвачът, и датата и съдържанието на обратната връзка относно оценката. При докладване, което може да бъде проследено чрез код на случай, трябва също да се документира кога и как е бил контактуван докладвачът или е отговорил. Анонимността и поверителността на самоличността на докладвача остават основен принцип: това, което се документира, служи за досието, а не за идентификацията на докладвача пред трети страни.

Откъде това произтича: член 18 на директивата и член 2 Wbk

Член 18 на директива (EU) 2019/1937 налага водене на записи за всяко получено докладване. Член 2 на Закона за защита на докладвачите го конкретизира в процедура за вътрешно докладване, включваща срока за потвърждение на получаване (точка h) и срока за информация относно оценката (точка i). Двете разпоредби заедно дават двата основни елемента на затварянето: своевременна обратна връзка към докладвача и документирано досие, което показва, че обратната връзка е действително осъществена.