Kuidas sulen teatamise ja mida ma salvestasin?

Sulgemine tähendab: teataja teavitamine ja juhtumi dokumenteerimine

Teatise sulgemine tähendab teataja teavitamist kohaldatava tähtaja jooksul selle kohta, mis tema teatisega toimus, ja nende sammude dokumenteerimist juhtumis. Hollandis ja Saksamaal kehtib selleks sama tähtaeg: kolm kuud pärast vastuvõttu kinnitava teate saatmist, mitte teatise saatmisest. Teave, mille teataja sel ajal saab, käsitleb hindamise edenemist ja tulemusi – mitte platvormi sisuliste hinnangute eest, kuna hindamine on tööandja enda kohustus.

Dokumenteeritakse midagi rohkemat kui ainult lõppsõnumit teatajale. Juhtum tavaliselt sisaldab: vastuvõtu kuupäeva, vastuvõttu kinnitava teate kuupäeva ja sisu, samme, mida käsitleja on teinud, ja teataja hindamise tagasiside kuupäeva ja sisu. Teatise puhul, mida saab juhtumikoodi kaudu jälgida, tuleb dokumenteerida ka see, millal ja kuidas teatajaga võeti ühendust või kuidas ta vastas. Teataja anonüümsus ja identiteedi konfidentsiaalsus jäävad seejuures aluseks: dokumenteeritav info peab teenima juhtumi, mitte teataja identifitseerimist kolmandate osapoolte ees.

Kust see tuleneb: richtlijn (EU) 2019/1937 artikkel 18 ja Wbk artikkel 2

Richtlijn (EU) 2019/1937 artikkel 18 kohustab pidama arvestust iga saadud teatise kohta. Wbk artikkel 2 arendab seda välja sisese teatamise protseduuri, sealhulgas vastuvõttu kinnitava teate tähtaeg (osa h) ja hindamise teabe tähtaeg (osa i). Mõlemad määrused koos annavad sulgemise kaks ehitusplokki: õigeaegne tagasiside teatajale ja dokumenteeritud juhtum, millest nähtub, et see tagasiside toimus tõepoolest.