Come chiudo una segnalazione e che cosa registro?

Chiudere significa: informare il segnalante e documentare il fascicolo

Una segnalazione viene chiusa informando il segnalante entro il termine previsto su quanto accaduto alla sua segnalazione e documentando tali passaggi in un fascicolo. Nei Paesi Bassi e in Germania si applica lo stesso termine: tre mesi dall'invio della conferma di ricezione, non dalla segnalazione stessa. Le informazioni che il segnalante riceve in quel momento riguardano lo stato di avanzamento e l'esito della valutazione — non un giudizio sostanziale della piattaforma, poiché la valutazione rimane responsabilità del datore di lavoro.

Ciò che viene documentato è in pratica più del solo messaggio finale al segnalante. Un fascicolo contiene generalmente: la data di ricezione, la data e il contenuto della conferma di ricezione, i passaggi intrapresi dal gestore dei casi e la data e il contenuto della comunicazione sulla valutazione. Per una segnalazione tracciabile tramite codice di caso, deve essere documentato anche quando e come il segnalante è stato contattato o ha risposto. L'anonimato e la riservatezza dell'identità del segnalante rimangono il principio fondamentale: ciò che viene documentato serve il fascicolo, non l'identificazione del segnalante nei confronti di terzi.

Fondamento normativo: articolo 18 della direttiva e articolo 2 della legge sulla protezione dei segnalanti

L'articolo 18 della direttiva (UE) 2019/1937 impone il mantenimento di dati su ogni segnalazione ricevuta. L'articolo 2 della legge sulla protezione dei segnalanti sviluppa questo obbligo in una procedura interna di segnalazione, che include il termine per la conferma di ricezione (lettera h) e il termine per l'informazione sulla valutazione (lettera i). Entrambe le disposizioni insieme forniscono i due elementi fondamentali di una chiusura: una comunicazione tempestiva al segnalante e un fascicolo documentato che dimostri che tale comunicazione ha effettivamente avuto luogo.