U mag medewerkers zelf informeren over de meldregeling. Er is geen wettelijke eis dat dit door een externe partij of een jurist gebeurt. Wat wel vaststaat, is dat medewerkers de regeling moeten kennen: ze moeten weten dat er een meldkanaal bestaat, hoe ze er melding kunnen doen en wat er daarna met hun melding gebeurt. Hoe u dat organiseert, mag u zelf bepalen.
De grens ligt niet bij wie het communiceert, maar bij wat er gecommuniceerd wordt. Een korte e-mail met een link naar een meldpagina is vaak niet genoeg om aan te tonen dat medewerkers daadwerkelijk geïnformeerd zijn. De regeling zelf, de procedure, de termijnen en de manier van melden horen vindbaar en begrijpelijk te zijn, bijvoorbeeld in het personeelshandboek, op het intranet of tijdens een introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers.
Wat u zelf kunt doen
Veel werkgevers kiezen ervoor om het informeren zelf te doen, naast het inrichten van het kanaal bij een externe partij. Dat is een logische verdeling: de kennis over de eigen organisatie, de interne communicatiekanalen en de toon die bij het bedrijf past, zitten meestal al bij de HR-afdeling of de directie. U kent uw medewerkers en weet welke vorm aanslaat, een intranetbericht, een teamoverleg of een vast onderdeel van de onboarding.
Waar het vaak misgaat, is bij herhaling. Eenmalig informeren bij invoering van de regeling is een goed begin, maar nieuwe medewerkers moeten dezelfde informatie ook krijgen, en de bestaande groep heeft baat bij een jaarlijkse herinnering. Een meldregeling die niemand zich meer herinnert, functioneert in de praktijk niet, ook al stond hij ooit keurig op het intranet.
Waar uitbesteden wél verschil maakt
Wat u niet zelf hoeft te bedenken, is de inhoud van de informatie zelf: welke termijnen wettelijk gelden, wat er precies in de procedure moet staan en welke onderdelen verplicht zijn voor de ondernemingsraad. Dat is waar een gehost platform het werk uit handen neemt: de procedure, de termijnen en de informatie-kit voor medewerkers worden kant-en-klaar aangeleverd, zodat u alleen nog hoeft te zorgen dat de boodschap bij de mensen op de werkvloer terechtkomt.
Dat onderscheid, de inhoud die klopt versus de communicatie die aanslaat, is ook de reden waarom "zelf doen" en "uitbesteden" geen tegenstelling hoeven te zijn. De meeste werkgevers doen allebei: het kanaal en de tekst van de regeling komen van een platform, de interne communicatie komt van henzelf. Op de kennisbank met uitleg per onderwerp vindt u wat er feitelijk in de informatie aan medewerkers hoort te staan.
Wat medewerkers minimaal moeten weten
Medewerkers moeten weten dat ze zowel schriftelijk als mondeling kunnen melden, dat anoniem melden mogelijk is als de werkgever dat zo heeft ingericht, en dat ze met een casecode kunnen terugkeren om de voortgang te volgen. Ook de termijnen horen genoemd te worden: een ontvangstbevestiging binnen een vastgestelde periode en een terugkoppeling over de beoordeling binnen de wettelijke termijn daarna. Dat hoeft geen juridische tekst te zijn, een heldere, korte uitleg in gewone taal voldoet.
Of uw informatievoorziening op dit moment compleet is, laat zich meestal in een paar minuten nagaan. Met de gratis check of de plicht voor u geldt en wat er dan moet liggen ziet u snel of er onderdelen ontbreken, zonder dat u daarvoor een account nodig heeft.
Vastleggen wat u heeft gedaan
Onafhankelijk van wie het communiceert, is het verstandig om vast te leggen wanneer en hoe medewerkers zijn geïnformeerd: de datum van een bericht, de agenda van een personeelsbijeenkomst, of het moment waarop de informatie aan nieuwe medewerkers is verstrekt. Dat is geen wettelijke verplichting op zichzelf, maar het maakt wel inzichtelijk of de regeling leeft binnen de organisatie, iets waar zowel de ondernemingsraad als een toezichthouder naar kan vragen.
Wilt u weten hoe signalo.eu de procedure, de termijnen en de informatie-kit aanlevert, en wat daarvan gratis is en wat bij een abonnement hoort? Bekijk dan hoe het platform is opgebouwd of ga direct naar een overzicht van de abonnementen.
Twijfelt u of uw huidige manier van informeren voldoende is, of wilt u gewoon op een rij zien wat er voor uw organisatie geregeld moet zijn? Doe de gratis quick-scan of lees de andere onderwerpen in de kennisbank, zonder dat u zich hoeft aan te melden.