zaměstnanec ztratil svůj kód případu a už se nemůže přihlásit k hlášení

Ztráta kódu případu neznamená, že je hlášení nedosažitelné

Pokud hlasitel ztratil kód svého případu, nemůže se znovu přihlásit, aby si sám prohlédl stav nebo odpověděl na otázky — kód je jediným klíčem k tomuto konkrétnímu spisu a záměrně jej nelze obnovit pomocí jména nebo e-mailové adresy, protože by to porušilo anonymitu hlasitele. Pro organizaci, která používá signalo.eu, to neznamená, že je hlášení samo ztraceno: zpracovatel má ve své pracovní oblasti stále přístup k spisu a může tam sledovat postup, i když hlasitel kód již nemůže zadat.

Praktický problém spočívá především u hlasitele, který zůstal anonymní: bez kódu nemá zpracovatel žádný způsob, jak jej kontaktovat, protože jednoduše není známa žádná identita nebo kontaktní údaje. Hlasitel, který svou identitu odhalil, se může zpravidla vrátit jiným kanálem a požádat o nový přístup. To přímo souvisí s otázkou kdo smí vědět, kdo hlásil, protože každé řešení ztracené certifikační kódu musí být tak uspořádáno, aby tato ochrana nebyla porušena. Skutečnost, že zákonné lhůty mezitím pokračují, se nemění: organizace zůstává vázána momenty, kdy musí být hlasitel informován o posouzení, i když sám hlasitel nemá dočasný přístup k údajům o stavu.

Odkud to vyplývá: interní postup a ochrana hlasitele

Článek 2 zákona o ochraně oznamovatelů stanoví, že interní postup pro hlášení musí obsahovat způsob, jak může hlasitel sledovat, co se s jeho hlášením děje a jak zůstane dostupný pro organizaci, aniž by byla narušena důvěrnost jeho identity. Článek 9 směrnice (EU) 2019/1937 na to navazuje požadavkem, aby byl hlasitel po přijetí hlášení náležitě informován o postupu, což znamená, že organizace musí mít funkční cestu pro případ, kdy obvyklý komunikační prostředek — v tomto případě kód případu — selže. Středisko pro ochranu oznamovatelů upozorňuje zaměstnavatele, že uspořádání postupu je vlastní odpovědností organizace, pokud zůstanou zachovány zákonné záruky týkající se důvěrnosti a lhůt.