työntekijä on kadottanut tapausnumeronsa eikä voi enää kirjautua ilmoitukseen

Tapauskoodi kadoksissa ei tarkoita, että ilmoitus olisi tavoittamaton

Jos ilmoituksen tapauskoodi on kadonnut, ilmoittaja ei voi enää kirjautua sisään omalla koodillaan nähdäkseen tilanteen tai vastausten antamiseksi — koodi on ainoa avain kyseiseen asiakirjaan, eikä sitä ole tarkoituksella mahdollista palauttaa nimen tai sähköpostiosoitteen perusteella, koska se loukkaisi ilmoittajan anonymiteettiä. Signalo.eu-palvelua käyttävälle organisaatiolle tämä ei tarkoita, että ilmoitus itsessään olisi kadonnut: käsittelijällä on käsittelyympäristössä edelleen pääsy asiakirjaan ja voi siellä seurata edistymistä, vaikka ilmoittaja ei enää pystyisikään syöttämään tapaskoodia.

Käytännön ongelma on erityisesti ilmoittajan kohdalla, joka on pysynyt anonyyminä: ilman koodia käsittelijällä ei ole mitään mahdollisuutta ottaa yhteyttä, koska identiteettiä tai yhteystietoja ei yksinkertaisesti tunneta. Ilmoittaja, joka on paljastuksellaan antanut henkilöllisyytensä tunnetuksi, voi yleensä palata toisen kanavan kautta ja pyytää uutta pääsyä. Tämä koskee suoraan kysymystä kuka saa tietää, kuka ilmoitti, koska jokainen ratkaisu kadoksissa olevan tapaskoodin osalta on järjestettävä siten, ettei tämä suoja silti rikkoudu. Se, että lakisääteiset määräajat samalla kuluvat, ei muutu: organisaatio on edelleen velvollinen noudattamaan aikarajoja, joissa ilmoittajalle on kerrottava arvioinnin tuloksesta, myös silloin, kun ilmoittaja itse hetkellisesti ei pääse käsiksi tilanteeseen.

Mistä tämä johtuu: sisäinen menettely ja ilmoittajan suojelu

Lain, joka koskee ilmoittajien suojelua, 2 artikla edellyttää, että sisäinen ilmoitusmenettely tarjoaa tavan, jolla ilmoittaja voi seurata, mitä hänen ilmoitukselleen tapahtuu, ja pysyy organisaation tavoitettavissa muuttamatta hänen henkilöllisyytensä luottamuksellisuutta. Direktiivin (EU) 2019/1937 9 artikla liittyy tähän vaatimuksella, että ilmoittajaa on ilmoituksen vastaanottamisen jälkeen pidettävä eri tavoin ajan tasalla edistymisestä, mikä edellyttää, että organisaatiolla on oltava toimiva reitti sille varalle, että tavallinen yhteystapa — tässä tapauksessa tapauskoodi — katoaa. Whistleblower-instituutti muistuttaa työnantajia siitä, että menettelyn järjestäminen on organisaation oma vastuu, kunhan lainsääteiset luottamuksellisuus- ja määräaikavaatimukset säilyvät.