pracownik stracił kod dostępu i nie może się już zalogować do zawiadomienia

Utrata kodu sprawy nie oznacza, że zawiadomienie jest niedostępne

Jeśli zawiadamiający utraci kod sprawy, nie będzie mógł sam się ponownie zalogować, aby sprawdzić status lub udzielić odpowiedzi — kod jest jedynym kluczem dostępu do tego konkretnego dossier i celowo nie można go przywrócić za pomocą nazwy lub adresu e-mail, ponieważ narusiłoby to anonimowość zawiadamiającego. Dla organizacji korzystającej z signalo.eu oznacza to, że zawiadomienie samo w sobie nie jest utracone: obsługujący ma nadal dostęp do dossier w środowisku obsługi i może śledzić tam postęp, nawet jeśli zawiadamiający nie może już wprowadzić kodu sprawy.

Praktyczny problem dotyczy przede wszystkim zawiadamiającego, który pozostał anonimowy: bez kodu obsługujący nie ma możliwości nawiązania kontaktu, ponieważ po prostu brak tożsamości lub danych kontaktowych. Zawiadamiający, który ujawnił swoją tożsamość, może z reguły powrócić innym kanałem i poprosić o nowy dostęp. To bezpośrednio odnosi się do pytania kto może wiedzieć, kto zawiadomił, ponieważ każde rozwiązanie dotyczące utraconego kodu sprawy musi być skonfigurowane w taki sposób, aby ta ochrona nie została przerwana. Fakt, że tymczasem obowiązujące terminy ustawowe przedawniają się, nie zmienia się: organizacja pozostaje związana momentami, w których zawiadamiający musi być poinformowany o wyniku oceny, nawet jeśli sam zawiadamiający tymczasowo nie ma dostępu do statusu.

Skąd to wynika: wewnętrzna procedura i ochrona zawiadamiającego

Artykuł 2 Ustawy o ochronie sygnalistów przewiduje, że wewnętrzna procedura zawiadomienia zapewnia sposób, w jaki zawiadamiający może śledzić, co dzieje się z jego zawiadomieniem i jak pozostaje osiągalny dla organizacji, bez uszczerbku dla poufności jego tożsamości. Artykuł 9 dyrektywy (UE) 2019/1937 nawiązuje do tego wymogiem, aby zawiadamiający po otrzymaniu zawiadomienia był odpowiednim sposobem informowany o postępach, co oznacza, że organizacja musi mieć realną drogę na wypadek, gdyby zwyczajny środek komunikacji — tutaj kod sprawy — uległ awarii. Centrum Ochrony Sygnalistów zwraca uwagę pracodawcom, że konfiguracja procedury jest samodzielną odpowiedzialnością organizacji, pod warunkiem że prawne gwarancje dotyczące poufności i terminów pozostają nienaruszone.