un angajat și-a pierdut codul și nu mai poate intra pe comunicare

Pierderea codului de caz nu înseamnă că raportul este inaccesibil

Dacă cineva nu mai are codul de caz al unui raport, nu poate reloga singur pentru a vedea starea sau pentru a răspunde la întrebări — codul este singura cheie pentru acel dosar specific, și din bună știință nu poate fi recuperat prin nume sau adresă de e-mail, deoarece ar încălca anonimatul celui care a făcut raportul. Pentru o organizație care utilizează signalo.eu, aceasta nu înseamnă că raportul în sine este pierdut: persoana desemnată pentru tratare are în continuare acces în mediul de tratare și poate urmări progresul, chiar dacă cel care a făcut raportul nu mai poate introduce codul de caz.

Problema practică se situează mai ales la nivelul celui care a raportat și a rămas anonim: fără cod, nu există pentru persoana desemnată pentru tratare nici o cale de a lua contact, deoarece pur și simplu nu se cunoaște nici o identitate sau date de contact. Cineva care și-a dezvăluit identitatea poate în regul să revină prin alt canal și să solicite un nou acces. Aceasta se referă direct la întrebarea cine are voie să știe cine a făcut raportul, deoarece orice soluție pentru un cod de caz pierdut trebuie să fie organizată în așa fel încât acea protecție să nu fie din nou compromisă. Faptul că termenele legale continuă între timp nu se schimbă: organizația rămâne obligată să informeze cel care a făcut raportul cu privire la evaluarea făcută la momentele prevăzute de lege, chiar și atunci când cel care a făcut raportul însuși nu are temporar acces la stare.

De unde decurge aceasta: procedura internă și protecția celui care a făcut raportul

Articolul 2 din Legea privind protecția denunțătorilor prevede că procedura internă de raportare prevede o modalitate prin care cel care a făcut raportul poate urmări ce se întâmplă cu raportul său și rămâne accesibil organizației, fără a afecta confidențialitatea identității sale. Articolul 9 din directiva (UE) 2019/1937 se aliniază la aceasta cu cerința ca cel care a făcut raportul să fie informat într-o manieră adecvată după primirea raportului cu privire la progres, ceea ce implică faptul că o organizație trebuie să dispună de o cale practică pentru cazul în care mijlocul de contact obișnuit — aici codul de caz — dispare. Casa Denunțătorilor recomandă angajadorilor că organizarea procedurii este o responsabilitate proprie a organizației, cu condiția ca garanțiile legale privind confidențialitatea și termenele să rămână în vigoare.