un dipendente ha perso il suo codice di caso e non può più accedere alla segnalazione

Perdere il codice di caso non significa che la segnalazione non è raggiungibile

Chi non ha più il codice di caso di una segnalazione non può accedere nuovamente per visualizzare lo stato o rispondere alle domande — il codice è l'unica chiave per accedere a quel fascicolo specifico, e di proposito non può essere recuperato tramite nome o indirizzo di posta elettronica, perché questo comporterebbe il rischio di compromettere l'anonimato del segnalante. Per un'organizzazione che utilizza signalo.eu questo non significa che la segnalazione stessa sia persa: il gestore ha ancora accesso al fascicolo nell'ambiente di trattamento e può tracciare l'avanzamento, anche se il segnalante non può più inserire il codice.

Il problema pratico sorge soprattutto con il segnalante rimasto anonimo: senza il codice, per il gestore non esiste alcun modo di contattarlo successivamente, perché semplicemente non c'è alcuna identità o dato di contatto noto. Un segnalante che ha rivelato la propria identità può di solito tornare attraverso un altro canale e chiedere un nuovo accesso. Questo tocca direttamente la domanda chi può sapere chi ha fatto la segnalazione, perché ogni soluzione per un codice di caso smarrito deve essere strutturata in modo che tale protezione non venga comunque compromessa. Il fatto che i termini legali continuino a decorrere non cambia nulla: l'organizzazione rimane obbligata ai momenti in cui il segnalante deve essere informato sulla valutazione, anche quando il segnalante stesso temporaneamente non ha accesso allo stato.

Da dove deriva questo: la procedura interna e la protezione del segnalante

L'articolo 2 della Legge sulla protezione dei denuncianti prescrive che la procedura interna di segnalazione preveda un modo in cui il segnalante può seguire cosa accade alla sua segnalazione e rimane raggiungibile per l'organizzazione, senza che ciò comprometta la riservatezza della sua identità. L'articolo 9 della direttiva (UE) 2019/1937 integra questo con il requisito che il segnalante sia mantenuto informato in modo appropriato sul progresso dopo la ricezione della segnalazione, il che implica che un'organizzazione deve avere una procedura praticabile nel caso in cui il consueto mezzo di contatto — qui il codice di caso — venga a mancare. La Casa dei Denuncianti ricorda ai datori di lavoro che la strutturazione della procedura è una responsabilità autonoma dell'organizzazione, a condizione che le garanzie legali relative alla riservatezza e ai termini rimangono in vigore.