ένας εργαζόμενος έχασε τον κωδικό του και δεν μπορεί πλέον να συνδεθεί στην καταγγελία

Ο κωδικός υπόθεσης που έχασε δεν σημαίνει ότι η καταγγελία είναι απρόσιτη

Όποιος δεν έχει πλέον τον κωδικό υπόθεσης μιας καταγγελίας, δεν μπορεί να συνδεθεί ξανά από μόνος του για να δει την κατάσταση ή να απαντήσει σε ερωτήσεις — ο κωδικός είναι το μόνο κλειδί σε αυτό το συγκεκριμένο φάκελο και σκόπιμα δεν μπορεί να ανακτηθεί μέσω ονόματος ή διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς αυτό θα διέσπαγε την ανωνυμία του καταγγέλλοντα. Για έναν οργανισμό που χρησιμοποιεί το signalo.eu, αυτό δεν σημαίνει ότι η ίδια η καταγγελία έχει χαθεί: ο υπεύθυνος επεξεργασίας εξακολουθεί να έχει πρόσβαση στο φάκελο στο περιβάλλον επεξεργασίας και μπορεί να παρακολουθεί την πρόοδο, ακόμα κι αν ο καταγγέλλων δεν μπορεί πλέον να εισαγάγει τον κωδικό.

Το πρακτικό πρόβλημα είναι ιδίως για τον καταγγέλλοντα που παρέμεινε ανώνυμος: χωρίς κωδικό, δεν υπάρχει τρόπος για τον υπεύθυνο επεξεργασίας να έρθει σε επαφή, επειδή απλώς δεν είναι γνωστή καμία ταυτότητα ή στοιχείο επικοινωνίας. Ένας καταγγέλλων που αποκάλυψε την ταυτότητά του, συνήθως μπορεί να επιστρέψει μέσω άλλου καναλιού και να ζητήσει νέα πρόσβαση. Αυτό άπτεται άμεσα του ζητήματος ποιος μπορεί να γνωρίζει ποιος καταγγέλλει, διότι κάθε λύση για έναν χαμένο κωδικό υπόθεσης πρέπει να διαρρυθμιστεί με τρόπο που να μην διασπάσει εκ νέου αυτή την προστασία. Το γεγονός ότι οι νόμιμες προθεσμίες συνεχίζουν να τρέχουν, δεν αλλάζει: ο οργανισμός παραμένει υπόχρεος να τηρήσει τις στιγμές κατά τις οποίες ένας καταγγέλλων πρέπει να ενημερωθεί για την αξιολόγηση, ακόμα κι όταν ο ίδιος ο καταγγέλλων δεν έχει προσωρινά πρόσβαση στην κατάσταση.

Από πού προκύπτει αυτό: η εσωτερική διαδικασία και η προστασία του καταγγέλλοντα

Το άρθρο 2 του Νόμου περί Προστασίας Καταγγελλόντων ορίζει ότι η εσωτερική διαδικασία καταγγελίας προβλέπει έναν τρόπο με τον οποίο ένας καταγγέλλων μπορεί να παρακολουθήσει τι γίνεται με την καταγγελία του και πώς παραμένει προσιτός στον οργανισμό, χωρίς να θίγεται η εμπιστευτικότητα της ταυτότητάς του. Το άρθρο 9 της οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 συνδέεται με αυτό με την απαίτηση ο καταγγέλλων να ενημερώνεται κατάλληλα για την πρόοδο μετά τη λήψη της καταγγελίας, γεγονός που συνεπάγεται ότι ένας οργανισμός πρέπει να έχει μια εφικτή διαδρομή για την περίπτωση που το συνηθισμένο μέσο επικοινωνίας — εδώ ο κωδικός υπόθεσης — αποτύχει. Ο Σταθμός για Καταγγελλόντες υπενθυμίζει στους εργοδότες ότι η διαμόρφωση της διαδικασίας είναι δική τους ευθύνη, υπό την προϋπόθεση ότι οι νόμιμες εγγυήσεις σχετικά με την εμπιστευτικότητα και τις προθεσμίες παραμένουν αναλλοίωτες.