ein Arbeitnehmer hat seinen Fallcode verloren und kann sich nicht mehr in die Meldung einloggen

Fallnummer verloren bedeutet nicht, dass die Mitteilung unerreichbar ist

Wer den Fallnummer einer Mitteilung nicht mehr hat, kann sich damit nicht selbst erneut anmelden, um den Status einzusehen oder Fragen zu beantworten — die Nummer ist der einzige Schlüssel zu diesem speziellen Dossier, und diese kann absichtlich nicht über einen Namen oder eine E-Mail-Adresse wiederhergestellt werden, da dies die Anonymität eines Hinweisgebers durchbrechen würde. Für eine Organisation, die signalo.eu nutzt, bedeutet dies nicht, dass die Mitteilung selbst verloren ist: der Bearbeiter hat in der Bearbeitungsumgebung weiterhin Zugriff auf das Dossier und kann dort den Fortschritt verfolgen, auch wenn der Hinweisgeber den Fallnummer nicht mehr eingeben kann.

Das praktische Problem liegt vor allem bei dem Hinweisgeber, der anonym geblieben ist: ohne Nummer gibt es für den Bearbeiter keine Möglichkeit, noch Kontakt aufzunehmen, da es einfach keine Identität oder Kontaktangaben gibt. Ein Hinweisgeber, der seine Identität offengelegt hat, kann in der Regel über einen anderen Kanal zurückkehren und um einen neuen Zugang bitten. Dies berührt direkt die Frage wer darf wissen, wer gemacht hat, denn jede Lösung für einen verlorenen Fallnummer muss so gestaltet werden, dass dieser Schutz nicht noch durchbrochen wird. Dass die gesetzlichen Fristen unterdessen weiterlaufen, ändert nichts: die Organisation bleibt verpflichtet, die Zeitpunkte einzuhalten, zu denen ein Hinweisgeber über die Bewertung informiert werden muss, auch wenn der Hinweisgeber selbst gerade keinen Zugriff auf den Status hat.

Dies ergibt sich aus: die interne Verfahren und der Schutz des Hinweisgebers

Artikel 2 des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern sieht vor, dass das interne Verfahren eine Möglichkeit vorsieht, wie ein Hinweisgeber verfolgen kann, was mit seiner Mitteilung geschieht, und wie er für die Organisation erreichbar bleibt, ohne dass dies die Vertraulichkeit seiner Identität beeinträchtigt. Artikel 9 der Richtlinie (EU) 2019/1937 schließt daran an und fordert, dass ein Hinweisgeber nach Eingang der Mitteilung angemessen über den Fortschritt unterrichtet wird, was bedeutet, dass eine Organisation einen praktikablen Weg haben muss, falls das übliche Kontaktmittel — hier der Fallnummer — wegfällt. Das Haus für Hinweisgeber weist Arbeitgeber darauf hin, dass die Ausgestaltung des Verfahrens eine eigenständige Verantwortung der Organisation ist, solange die gesetzlichen Garantien bezüglich Vertraulichkeit und Fristen erhalten bleiben.