un salarié a perdu son code de dossier et ne peut plus se connecter à la déclaration

La perte du code de suivi ne signifie pas que le signalement est inaccessible

Si quelqu'un a perdu le code de suivi d'un signalement, il ne peut pas se reconnecter de lui-même pour consulter le statut ou répondre aux questions — le code est la seule clé pour accéder à ce dossier spécifique, et il n'est volontairement pas possible de le récupérer via un nom ou une adresse e-mail, car cela briserait justement l'anonymat du signalant. Pour une organisation utilisant signalo.eu, cela ne signifie pas que le signalement lui-même est perdu : le gestionnaire du signalement a toujours accès au dossier dans son environnement de travail et peut y suivre la progression, même si le signalant ne peut plus entrer le code de suivi.

Le problème pratique réside surtout chez le signalant qui a choisi de rester anonyme : sans le code, le gestionnaire du signalement n'a aucun moyen de reprendre contact, car il n'existe tout simplement aucune identité ou coordonnées de contact connues. Un signalant qui a révélé son identité peut généralement revenir par un autre canal et demander un nouvel accès. Cela soulève directement la question qui peut savoir qui a fait le signalement, car toute solution pour un code de suivi perdu doit être conçue de manière à ne pas briser cette protection. Le fait que les délais légaux continuent de s'écouler ne change rien : l'organisation reste tenue de respecter les moments où un signalant doit être informé de l'évaluation du signalement, même lorsque le signalant lui-même n'a temporairement pas accès au statut.

D'où cela découle : la procédure interne et la protection du signalant

L'article 2 de la Loi sur la protection des lanceurs d'alerte prévoit que la procédure interne de signalement doit prévoir un moyen permettant au signalant de suivre ce qu'il advient de son signalement et de rester joignable par l'organisation, sans que cela ne compromette la confidentialité de son identité. L'article 9 de la directive (UE) 2019/1937 s'y ajoute avec l'obligation que le signalant soit informé de manière appropriée de la progression après la réception du signalement, ce qui implique qu'une organisation doit disposer d'une solution viable dans le cas où le moyen de contact habituel — ici le code de suivi — disparaîtrait. La Maison des lanceurs d'alerte rappelle aux employeurs que la conception de la procédure est de la responsabilité de l'organisation elle-même, à condition que les garanties légales concernant la confidentialité et les délais restent respectées.