zamestnanec stratil svoj referenčný kód a nemôže sa už prihlásiť na hlasenie

Strata prístupu neznamená, že hlásenie je nedostupné

Ak osoba, ktorá podala hlásenie, stratila svoju prístupovú kódovú frázu, nemôže sa ňou znova prihlásiť, aby si overila stav alebo odpovedala na otázky — kód je jediným kľúčom k tomuto špecifickému spisu, a zámerne sa nedá obnoviť pomocou mena alebo e-mailovej adresy, pretože by to narušilo anonymitu osoby podávajúcej hlásenie. Pre organizáciu, ktorá používa signalo.eu, to neznamená, že samotné hlásenie je stratené: spracovateľ v pracovnom prostredí má stále prístup k spisu a môže tam sledovať postup, aj keď osoba podávajúca hlásenie nemôže zadať prístupovú kódovú frázu.

Praktický problém je najmä v prípade osoby podávajúcej hlásenie, ktorá zostala anonymná: bez kódu nemá spracovateľ spôsob, ako ju kontaktovať, pretože jednoducho neexistuje žiadna identita ani kontaktný údaj. Osoba podávajúca hlásenie, ktorá zverejnila svoju identitu, sa zvyčajne môže vrátiť iným kanálom a požiadať o nový prístup. To priamo súvisí s otázkou kto smie vedieť, kto podal hláseniepretože každé riešenie pre stratenú prístupovú kódovú frázu musí byť navrhnuté tak, aby táto ochrana nebola narušená. Fakt, že mezičase plynú zákonné lehoty, sa nemení: organizácia musí dodržať doby, v ktorých musí byť osoba podávajúca hlásenie informovaná o hodnotení, aj keď sama nemá dočasný prístup k stavu.

Zdroj tohto princípu: interný postup a ochrana osoby podávajúcej hlásenie

Článok 2 zákona o ochrane osôb podávajúcich hlásenia stanovuje, že interný postup musí zahŕňať spôsob, ako osoba podávajúca hlásenie môže sledovať, čo sa s jej hlásením deje a ako zostane dosažiteľná pre organizáciu, bez toho aby sa dotkla dôvernosti jej identity. Článok 9 smernice (EU) 2019/1937 sa na to nadväzuje požiadavkou, aby bola osoba podávajúca hlásenie po prijatí hlásenia na vhodný spôsob informovaná o pokroku, čo naznačuje, že organizácia musí mať funkčnú cestu pre prípad, že obvyklý komunikačný prostriedok — v tomto prípade prístupová kódová fráza — vyjde. Ombudsman pre osoby podávajúce hlásenia upozorňuje zamestnávateľov, že usporiadanie postupu je vlastnou zodpovednosťou organizácie, pokiaľ sa zachovávajú zákonné záruky týkajúce sa dôvernosti a lehôt.