en anställd har förlorat sin ärendekod och kan inte längre logga in på anmälan

En försvunnen kodkod betyder inte att anmälan är oåtkomlig

Om någon inte längre har kodkoden för en anmälan kan de inte logga in på nytt för att själva se statusen eller svara på frågor — koden är den enda nyckeln till just det ärendet, och den går inte att återställa via namn eller e-postadress i syfte att bevara anmälarens anonymitet. För en organisation som använder signalo.eu betyder detta inte att anmälan själv går förlorad: behandlaren har fortfarande tillgång till ärendet i behandlingsmiljön och kan spåra framstegen där, även om anmälaren inte längre kan ange kodkoden.

Det praktiska problemet ligger särskilt hos anmälaren som har förblivit anonym: utan koden har behandlaren inget sätt att komma i kontakt senare, eftersom det helt enkelt inte finns någon känd identitet eller kontaktuppgift. En anmälare som har avslöjat sin identitet kan vanligtvis återvända via en annan väg och begära ny åtkomst. Detta rör direkt frågan vem får veta vem som har anmält, eftersom varje lösning för en försvunnen kodkod måste utformas så att detta skydd inte bryts igen. Det faktum att de lagstadgade tidsfristerna löper vidare ändrar inget: organisationen är fortfarande skyldig att informera en anmälare om bedömningen, även när anmälaren själv tillfälligt saknar tillgång till statusen.

Var detta kommer ifrån: den interna proceduren och skyddet för anmälaren

Artikel 2 i lagen om skydd för whistleblowers föreskriver att den interna anmälningsproceduren ska innehålla ett sätt för anmälaren att följa vad som händer med anmälan och att förbli nåbar för organisationen, utan att detta påverkar konfidentialiteten för identiteten. Artikel 9 i direktiv (EU) 2019/1937 ansluter sig till detta med kravet på att anmälaren på lämpligt sätt ska hålla sig informerad om framstegen efter mottagandet av anmälan, vilket innebär att en organisation måste ha en fungerande väg för det fall det vanliga kontaktmedlet — här kodkoden — försvinner. The Whistleblowers' House påpekar för arbetsgivare att utformningen av proceduren är organisationens eget ansvar, förutsatt att de lagstadgade garantierna för konfidentialitet och tidsfrister upprätthålls.