hvad skal der præcist være i den årlige rapport om indberetningskanalen

Intet lovfastsat format for årsrapporten

Der er ingen fast indholdsfortegnelse for en årsrapport om anmeldelser i Loven om beskyttelse af whistleblowere eller i den underliggende direktiv. Hvad der derimod er fastsat, er pligten til at have en intern anmeldelsesprocedure med klare aftaler om modtagelse og behandling af anmeldelser — og en årsrapport er i praksis den måde, hvorpå en organisation viser, at denne procedure også reelt følges. Derfor består indholdet af sådan en rapport normalt af en kombination af tal, gennemløbstider og en beskrivelse af, hvordan kanalen fungerer, uden at individuelle anmeldelser kan genkendes.

I praksis omfatter en årsrapport elementer som: antallet af modtagne anmeldelser, en fordeling efter type (misbrug eller uønsket adfærd), den gennemsnitlige tid til modtagelsebekræftelse og til tilbagemelding på sagen, og en samlet fremstilling af behandlingen — for eksempel hvor mange sager er afsluttet og hvor mange der stadig kører. En kort tilbageblik på eventuelle ændringer af proceduren eller af kommunikationen over for medarbeidere hører også herunder. Den, der selv skal udforme anmeldelsesproceduren, finder grundelementerne heraf beskrevet på hvad skal der stå i en whistleblower-ordning?; årsrapporten er i virkeligheden redegørelsen bagefter for, hvordan denne ordning er blevet brugt i praksis. Fordi samarbejdsorgan-rollen heri er lovpligtig fastsat, er det også almindeligt, at en årsrapport deles med eller diskuteres i drøftelsen, hvor der dengang blev samtykket til anmeldelsesordningen.

Hvor dette følger fra: artikel 9 i direktivet og artikel 2 i Whistleblower-beskyttelsesloven

Artikel 9 i direktiv (EU) 2019/1937 pålægger procedurer for intern anmeldelse og behandling, med opmærksomhed på rettidig tilbagemelding til den, der har indgivet anmeldelsen. Artikel 2 i Whistleblower-beskyttelsesloven arbejder dette ud til en intern anmeldelsesprocedure, som en arbejdsgiver skal have og anvende. Ingen af disse bestemmelser foreskriver en årsrapport med fast indhold; det indhold, der er beskrevet ovenfor, er således en almindelig måde at vise, at proceduren fungerer, ikke en lovpligtig tjekliste.