τι ακριβώς πρέπει να περιέχει η ετήσια έκθεση για το κανάλι υποβολής καταγγελιών

Χωρίς νομικά καθορισμένη μορφή για την ετήσια έκθεση

Δεν υπάρχει καθορισμένο περιεχόμενο για μια ετήσια έκθεση καταγγελιών στο Νόμο περί προστασίας καταγγέλλοντων ή στην υποκείμενη οδηγία. Ωστόσο, αυτό που είναι καθορισμένο είναι η υποχρέωση να ισχύει μια εσωτερική διαδικασία καταγγελίας με σαφείς συμφωνίες σχετικά με τη λήψη και την παρακολούθηση καταγγελιών — και στην πράξη ένας ετήσιος έκθεση είναι ο τρόπος με τον οποίο ένας οργανισμός δείχνει ότι αυτή η διαδικασία ακολουθείται πραγματικά. Ως εκ τούτου, το περιεχόμενο ενός τέτοιου έκθεση συνήθως αποτελείται από ένα συνδυασμό αριθμών, χρόνων διεκπεραίωσης και μια περιγραφή του τρόπου λειτουργίας του καναλιού, χωρίς ώστε οι επιμέρους καταγγελίες να είναι αναγνωρίσιμες.

Στην πράξη, ένα ετήσιο έκθεση περιέχει στοιχεία όπως: ο αριθμός των καταγγελιών που ελήφθησαν, κατανομή κατά τύπο (παράπτωμα ή ανεπιθύμητη συμπεριφορά), ο μέσος χρόνος μέχρι την επιβεβαίωση λήψης και μέχρι την ουσιαστική ανατροφοδότηση, και μια γενική παρουσίαση της διεκπεραίωσης — για παράδειγμα πόσες υποθέσεις έχουν ολοκληρωθεί και πόσες είναι σε εξέλιξη. Επίσης, μια σύντομη αναδρομή σε τυχόν προσαρμογές της διαδικασίας ή της επικοινωνίας προς τους υπαλλήλους ταιριάζει εδώ. Εάν κάποιος πρέπει ακόμα να διαμορφώσει τη δική του διαδικασία καταγγελίας, θα βρει τα βασικά στοιχεία της περιγραφόμενα στο τι πρέπει να περιέχει ένας κανονισμός προστασίας καταγγέλλοντων;· η ετήσια έκθεση είναι ουσιαστικά η ευθύνη που ακολουθεί για τον τρόπο με τον οποίον αυτός ο κανονισμός χρησιμοποιήθηκε στην πράξη. Επειδή ο ρόλος του σώματος των εργαζομένων είναι νομικά υποχρεωτικά καθορισμένος, είναι επίσης συνηθισμένο ότι ένας ετήσιος έκθεση κοινοποιείται ή συζητάται στη συνάντηση όπου τότε ήταν συμφωνήθηκε ο κανονισμός καταγγελίας.

Όπου αυτό προκύπτει: άρθρο 9 της οδηγίας και άρθρο 2 Νόμου προστασίας καταγγέλλοντων

Το άρθρο 9 της οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 απαιτεί διαδικασίες για εσωτερική καταγγελία και παρακολούθηση, με προσοχή στην έγκαιρη ανατροφοδότηση προς τον καταγγέλλοντα. Το άρθρο 2 του Νόμου προστασίας καταγγέλλοντων το επεκτείνει σε μια εσωτερική διαδικασία καταγγελίας που ένας εργοδότης πρέπει να έχει και να εφαρμόζει. Καμία από τις δύο διατάξεις δεν προδιαγράφει μια ετήσια έκθεση με ένα καθορισμένο περιεχόμενο· το περιεχόμενο που περιγράφεται παραπάνω είναι επομένως μια συνηθισμένη προσέγγιση για να αποδειχθεί ότι η διαδικασία λειτουργεί, όχι ένας νομικά καθορισμένος έλεγχος.